Beim Öffnen einer Weiterbildung gelangen Sie zur Weiterbildungsdetailseite mit umfassenden Optionen zur Verwaltung und Anpassung. Die folgenden Bereiche und Funktionen stehen zur Verfügung:
Weiterbildungsdetails
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Name: Ermöglicht die Umbenennung der Weiterbildung.
- Anfangs-Datum: Definieren Sie das Startdatum der Weiterbildung.
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End-Datum: Definieren Sie das Enddatum der Weiterbildung.
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Trainingstage: Legen Sie spezifische Tage innerhalb des Zeitraums fest.
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Seminartyp: Wenn die Weiterbildung einem Weiterbildungstyp zugeordnet ist, wird dieser angezeigt und kann bei Bedarf angepasst werden.
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Thema: Ordnen Sie die Weiterbildung einem bestimmten Thema zu.
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Anonymität: Bestimmt, ob die Teilnehmer in den Impulsen anonym bleiben, was besonders für Evaluationen relevant ist.
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Sprache: Wählen Sie die Sprache der Weiterbildung, Deutsch oder Englisch.
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Ort: Definieren Sie den Veranstaltungsort.
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Kosten: Geben Sie die Gesamtkosten der Weiterbildung für Reporting-Zwecke an.
- Pflichtschulung: Deklarieren Sie die Weiterbildung als Pflichtschulung. Weitere Informationen finden Sie hier: Schulungspflichten
Hinweis:
Diese Felder sind anpassbar unter Einstellungen > Datenfelder
Die Einstellungen können Sie über das Zahnrad oben rechts öffnen, um die Weiterbildung zu bearbeiten oder zu löschen. Mit einem Klick auf Weiter gelangen Sie zum nächsten bearbeitbaren Abschnitt:
Status einer Weiterbildung
HR kann den Status der Weiterbildungen verändern. Somit können auch nach Abschluss der Weiterbildung Teilnehmende hinzugefügt oder entfernt, sowie die Weiterbildung abgesagt werden.
Der Status der Weiterbildungen:
Geplant: Das Datum der Weiterbildung liegt in der Zukunft und es wurden noch keine Impulse gestartet.
Laufend: Das Startdatum der Weiterbildung liegt in der Vergangenheit, das Enddatum in der Zukunft oder es wurden Evaluations-Impulse gestartet.
Abgeschlossen: Das Enddatum liegt in der Vergangenheit und es sind alle Impulse abgeschlossen
Storniert: Kann manuell gesetzt werden. Es werden keine ausstehenden Impulse gestartet und der Status der Teilnehmenden ändert sich automatisch auf “Storniert”.
Der Status von laufenden und abgeschlossenen Weiterbildungen kann geändert werden. Klicken Sie hierfür auf den Status der Weiterbildung innerhalb der Weiterbildungsdetails und wählen Sie anschließend den gewünschten Status aus:
Hinweis
- Stornierte Weiterbildungen können nicht wieder auf “Laufend” gesetzt werden.
- Evalea überprüft täglich um 19 Uhr, bei welchen Weiterbildungen das Enddatum bereits in der Vergangenheit liegt und schließt die Weiterbildungen automatisch ab, sofern alle Impulse abgeschlossen sind.
Zeiten
Unter Zeiten können Sie Trainingstage und -zeiten festlegen. Falls das Add-On Räume aktiviert ist, stehen Ihnen die ausgewählten Veranstaltungsräume zur Verfügung. Durch das + Symbol können Sie einzelne Zeiten und Trainingstage hinzufügen.
Hinweis:
Wenn das Add-On "Rooms" aktiv ist, sehen Sie auch die Verfügbarkeit der Räume, sobald Sie Zeiten hinzufügen:
Notizen
Der Notizen-Bereich bietet Raum für persönliche Notizen, die ausschließlich von der HR-Rolle gesehen werden können.
Das entsprechende Datenfeld kann innerhalb der Einstellungen → Datenfelder aktiviert bzw. deaktiviert werden:
Aufgaben
Mit dem Abschnitt Aufgaben können Sie To-Do-Listen für die Weiterbildung erstellen und Admin-Mitarbeitern zuweisen. Diese Aufgaben erscheinen auf dem Dashboard der jeweiligen HR-Mitarbeiter, sofern das Element „Seminar-Aufgaben“ aktiviert ist. Sie können auch Aufgaben-Templates speichern oder laden (Aufgaben-Templates). Das Element erscheint nach Erstellen der Weiterbildung.
Dateien
Im Bereich Dateien können Sie Dokumente hochladen und auf bereitgestellte Vorlagen wie Teilnehmerlisten, Namensschilder, Unterschriftenlisten und Teilnahmebescheinigungen zugreifen. Das Element erscheint nach Erstellen der Weiterbildung.
Mitarbeitende können auch ihre eigenen Dateien aus dem Profil hochladen. Beim Hochladen wird entsprechend der jeweilige Name des Mitarbeitenden angezeigt. Wird die Datei in der Weiterbildung entfernt, wird entsprechend auch die zugehörige Datei aus dem Mitarbeiterprofil gelöscht.
Hinweis:
Für maßgeschneiderte Dokument-Designs wenden Sie sich bitte an den Support.
Impulse
Unter Impulse können Sie verschiedene Elemente wie Vorbefragungen, Transferbefragungen oder einfache E-Mail-Benachrichtigungen hinzufügen. Standardmäßig ist eine Reaktionsphase eingestellt, die Sie anpassen können.
Teilnehmer
Das Teilnehmer-Feld erlaubt Ihnen die Verwaltung der Weiterbildungsteilnehmer. Sie können einzelne Mitarbeiter, Gruppen und Trainer per Drag&Drop hinzufügen.
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Status-Management: Ein Fähnchen-Symbol zeigt den Status jedes Teilnehmers an. Die Historie zeigt, wer den Status wann und warum geändert hat.
- Trainer: Sie können interne und externe Trainer hinterlegen. Diese werden in separaten Berichten wie Unterschriftenlisten oder Zertifikaten aufgeführt und nicht als Teilnehmer ausgewiesen.
Historie:
Innerhalb der Status-Historie sehen Sie, wer den Status des Teilnehmers verändert hat und wann dies geschehen ist.
Ebenfalls wird der Grund genannt:
Falls der Status von einer Admin-Rolle verändert wurde, wird der Grund "Statuswechsel durch HR" angegeben.
Hat ein Teilnehmer beispielsweise seinen Outlook-Termin eigenständig storniert, wird der Grund "Statuswechsel durch Teilnehmer" angegeben.
Versionsverlauf
Innerhalb des Versionsverlaufes finden Sie eine Liste aller Änderungen und Aktualisierungen, die sich auf diese spezifische Weiterbildung beziehen. Der Versionsverlauf befindet sich am Ende jeder Weiterbildung-Seite:
