Erinnerungen einrichten
Erinnerungen ermöglichen das Versenden von E-Mails vor oder nach Ablauf der Schulungspflichtgültigkeit.
Mit Klicken auf das Erinnerungs-Symbol haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails pro Schulungspflicht zu erstellen und zu verwalten:
Es öffnet sich anschließend die Erinnerungsübersicht der ausgewählten Schulungspflicht. Mit Klicken auf das “+” Zeichen erstellen Sie eine neue Erinnerung. Sie können beliebig viele Erinnerungen pro Schulungspflicht erstellen:
- Bezeichnung der Erinnerung. Diese ist ausschließlich für Sie sichtbar und dient der Übersicht
- Geben Sie die Empfängergruppe an: Der jeweilige Mitarbeiter, welcher die Schulungspflicht zugewiesen hat, dessen Führungskraft oder ein alternativer Empfänger.
- Tragen Sie hier die Anzahl der Tage nach (positive Zahlen) oder vor (negative Zahlen) Ablauf der Schulungspflicht-Gültigkeit ein.
- Geben sie das Intervall an, in welchem die Nachricht verschickt werden soll: Keine Wiederholung, täglich, wöchentlich, oder monatlich.
- Formulieren Sie den Betreff der Nachricht, welche versendet wird.
- Verfassen Sie Ihre E-Mail.
- Mit Hilfe der Platzhalter können Sie automatisch den Namen der Mitarbeiter, den Namen des Pflichtschulungstypen und die Anzahl der Tage, wie lange die Gültigkeit bereits überfällig ist, generieren.
- Das Klicken auf Speichern legt die Erinnerung an.
Die Schulungspflichtgültigkeit läuft ab dem Zuweisen der Schulungspflicht. Somit können auch Erinnerungen verschickt werden, ohne, dass der Mitarbeitende eine Pflichtschulung bereits durchgeführt / besucht hat.
Möchten Sie die Mitarbeitenden vor Ablauf ihrer Schulungspflicht erinnern, empfiehlt es darauf hinzuweisen, dass E-Learnings manuell zurückgesetzt werden können.
Beispiel
Hinweis
Der "Tag 0" ist entweder:
- der Tag der Zuweisung der Schulungspflicht, sofern diese noch nie erfüllt wurde
- der Tag des Ablaufens der Schulungspflicht-Gültigkeit nach bereits absolvierter Schulungspflicht.
Falls die Mitarbeitenden keine E-Mail-Adressen hinterlegt haben, gibt es die Möglichkeit, das Datenfeld “E-Mail der Führungskraft verwenden” in den Mitarbeitendenprofilen zu aktivieren (Einstellungen → Datenfelder). In diesem Fall werden alle Erinnerungen, welche an die Mitarbeitenden versandt werden, an die E-Mail-Adresse der zugewiesenen Führungskraft verschickt.
- Mitarbeitende erhalten 14 Tage vor dem Ablaufen der Schulungspflicht-Gültigkeit eine Erinnerung
- Mitarbeitende erhalten 7 Tage vor dem Ablaufen der Schulungspflicht-Gültigkeit eine Erinnerung
- Mitarbeitende erhalten 3 Tage vor dem Ablaufen der Schulungspflicht-Gültigkeit eine Erinnerung
- Mitarbeitende und deren Führungskräfte erhalten am Tag des Ablaufens der Schulungspflicht-Gültigkeit eine Erinnerung
- Die zugewiesenen Führungskräfte erhalten 7 Tage nach Ablaufen der Schulungspflicht-Gültigkeit eine Erinnerung
- HR erhält 14 Tage nach Ablaufen der Schulungspflicht-Gültigkeit eine Erinnerung
Hinweis
Erinnerungen werden nur an Personen verschickt, welche die Schulungspflichtgültigkeit nicht erfüllt haben.
Sie können innerhalb des Reiters "Schulungspflichten im jeweiligen Mitarbeitendenprofil einsehen, welche Erinnerung wann verschickt wird (30 Tage in die Zukunft).