Erinnerungslogik für Schulungspflichten: Evalea-Logik vs. Kalenderjahr-Logik

In Evalea werden Schulungspflichten über eine individuelle Fristenlogik gesteuert. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Mitarbeitende eine Weiterbildung tatsächlich alle x Tage (z. B. alle 365 Tage) absolvieren – unabhängig vom Kalenderjahr.

Viele Kunden denken zunächst in einer klassischen Kalenderjahr-Logik („1x pro Jahr“). Evalea geht einen Schritt weiter und steuert Fristen präzise über Tag 0 (Fälligkeitsdatum) und Gültigkeit. Im Folgenden werden die beiden Ansätze erklärt und anhand von Szenarien verglichen.

1. Kalenderjahr-Logik 

Bei der Kalenderjahr-Logik gilt typischerweise:

• Vorgabe: „Mitarbeitende müssen Schulung X einmal pro Kalenderjahr absolvieren.“
• Fälligkeit orientiert sich an festen Jahresgrenzen (z. B. „bis 31.12.2025“).
• Erinnerungen werden ebenfalls an Kalenderdaten geknüpft (z. B. ab Oktober Erinnerung, im Dezember Eskalation).

Konsequenz:
Es wird formal zwar „jedes Jahr“ geschult, aber es ist nicht garantiert, dass die Abstände zwischen zwei Schulungen tatsächlich dem gewünschten fachlichen Intervall (z. B. 365 Tage) entsprechen. Die tatsächlichen Zeiträume können deutlich länger oder auch unnötig kürzer sein.

2. Evalea-Logik: Tag 0 + Gültigkeit

Evalea verwendet eine individuelle Fristenlogik, die sich an realen Gültigkeitszeiträumen orientiert:

• Jeder Mitarbeiter hat eine individuelle Fälligkeit (Tag 0): 
  • Erstzuweisung: Tag 0 = Startdatum, das bei Zuweisung gesetzt wird.
  • Wiederholung: Tag 0 = Abschlussdatum der letzten Schulung + Gültigkeit (z. B. 365 Tage).

Erinnerungen werden relativ zu Tag 0 gepflegt (z. B. -30, -7, +7, +30).

Folge: Sicherstellung, dass der Abstand zwischen zwei Schulungen wirklich ca. x Tage beträgt – unabhängig vom Kalenderjahr.Abschlussdatum der Schulung + Gültigkeit (z. B. 365 Tage)

Konsequenz:
Evalea stellt sicher, dass Schulungen in der Praxis tatsächlich alle x Tage stattfinden. Abstände und Fälligkeiten werden personenbezogen und zeitpunktgenau überwacht – nicht nur „irgendwann im Kalenderjahr“.

3. Szenarien: Warum der Evalea-Ansatz überlegen ist

Im Folgenden 2 typische Szenarien, die zeigen, warum die Evalea-Logik der reinen Kalenderjahr-Logik überlegen ist. 

Szenario 1: Schulungswiederholungen

Ausgangslage

• Fachliche Vorgabe: Schulung soll alle 365 Tage erfolgen.
• Mitarbeiter erhält seine erste Schulung am 15.12. in Jahr 1

Kalenderjahr-Logik

• Jahr 1: Schulung am 15.12. → Pflicht für Jahr 1 ist erfüllt.
• Jahr 2: Es reicht formal aus, wenn der Mitarbeiter irgendwann im Jahr 2 erneut geschult wird. Findet die nächste Schulung z. B. am 15.01. statt, liegen zwischen den Schulungen nur 31 Tage Abstand.
• Jahr 3: Es reicht formal aus, wenn der Mitarbeiter irgendwann im Jahr 3 erneut geschult wird. Findet die nächste Schulung z. B. am 15.12. statt, liegen zwischen den Schulungen dann 699 Tage Abstand.

Nach außen wirkt es korrekt („In jedem Jahr wurde geschult“), die Abstände zwischen den Schulungen können aber extrem unterschiedlich sein.

Evalea-Logik

• Jahr 1: Schulung am 15.12. → Pflicht für 365 Tage ist erfüllt.
• Jahr 2: Ist nach 365 Tagen fällig. Findet also wieder am 15.12. statt und damit mit 365 Tagen Abstand
• Jahr 3: Ist nach 365 Tagen fällig. Findet also wieder am 15.12. statt und damit mit 365 Tagen Abstand

Vorteil von Evalea:
Die fachliche Frist (365 Tage) wird deutlich einfacher eingehalten und richtet sich nach den individuellen Fristen.

Szenario 2: Unterjähriger Einstieg – neue Mitarbeitende schnell und im richtigen Rhythmus schulen

Ausgangslage

• Ein neuer Mitarbeiter beginnt am 01.03.
• Pflichtschulung (z. B. Arbeitssicherheit) soll idealerweise innerhalb der ersten Wochen erfolgen.
• Gültigkeit: 365 Tage.

Kalenderjahr-Logik

• Der Mitarbeiter muss die Schulung irgendwann in Jahr 1 absolvieren
• Absolviert der Mitarbeiter die Schulung zum Beispiel erst am 15.12. erfüllt er zwar die formelle Vorgabe. Zwischen Eintritt und Schulung liegen dann aber 289 Tage

Evalea-Logik

• Beim Zuweisen der Pflicht wird ein Startdatum festgelegt, z. B. 30 Tage nach dem Eintrittsdatum (Tag 0 für die erste Fälligkeit).
• Erinnerungen können so konfiguriert werden, dass der Mitarbeiter zeitnah geschult wird, z. B.: 
  • 14 Tage vor Tag 0 (-14): Erinnerung an Mitarbeiter.
  • 7 Tage vor Tag 0 (-7): Zweite Erinnerung, falls noch nicht absolviert.
  • Am Tag 0 (0): Eskalation an Mitarbeiter und Führungskraft
• Der Mitarbeiter absolviert die Schulung beispielsweise am 30.03. Zwischen Eintritt und Schulung liegen damit 30 Tage

Vorteil von Evalea:

• Neue Mitarbeitende werden zeitnah und verlässlich geschult, unabhängig von bestehenden Jahreswellen.
• Die Wiederholungstermine orientieren sich am tatsächlichen Schulungsdatum – nicht an einem starren Jahresende.
• Abstände zwischen Schulungen bleiben steuerbar und nachvollziehbar.

3. Fazit

Die Kalenderjahr-Logik ist einfach zu kommunizieren („einmal pro Jahr“), führt aber in der Praxis leicht zu:

• unkontrollierten Abständen (zu lang oder zu kurz),
• unklaren Gültigkeitszeiträumen und
• einer gewissen „Scheinsicherheit“ im Audit („pro Jahr war irgendetwas“).

Die Evalea-Logik mit Tag 0 und Gültigkeit bietet dagegen:

• präzise Steuerung von Fristen (z. B. alle 365 Tage),
• einheitliche Behandlung von neuen und bestehenden Mitarbeitenden,
• flexible und dennoch saubere frühzeitige Erinnerungen,
• und eine klare, auditfähige Dokumentation der tatsächlichen Abstände.

Aufgrund der großen Vorteile der Evalea Logik ist diese die einzige Logik, die in Evalea abgebildet werden kann.