Umgang mit Dauerstress und hoher Arbeitslast

„Es ist gerade nur eine Phase“ – und plötzlich stellst Du fest: Diese Phase dauert schon Monate. Hohe Arbeitslast und Dauerstress gehören für viele zum Alltag. Aber wenn aus „viel zu tun“ ein dauerhafter Zustand wird, hat das Folgen für Gesundheit, Leistung und Teamklima.

Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du mit hoher Arbeitslast besser umgehen kannst – als Mitarbeitende*r und als Führungskraft.

Wann wird „viel zu tun“ zu Dauerstress?

Hohe Belastung ist nicht automatisch schädlich. Entscheidend sind:

• Dauer: Hält der Zustand über Wochen/Monate an?
• Einfluss: Hast Du das Gefühl, etwas steuern zu können?
• Erholung: Kommst Du regelmäßig wieder runter?
• Ressourcen: Stehen Dir genug Zeit, Unterstützung und Informationen zur Verfügung?

Warnsignale bei Dir selbst:

• Du bist oft gereizt, dünnhäutig oder innerlich „abgeschaltet“.
• Du schläfst schlecht oder grübelst nachts über die Arbeit.
• Du brauchst deutlich länger für Aufgaben, machst mehr Fehler.
• Dinge, die Dir früher Spaß gemacht haben, fühlen sich nur noch anstrengend an.
• Du hast das Gefühl, nur noch zu „reagieren“, statt selbst zu steuern.

Nimm diese Signale ernst – sie sind keine Schwäche, sondern ein Hinweis, dass etwas nicht mehr im Lot ist.

Was Du selbst tun kannst – trotz voller To-do-Liste

1. Klarheit schaffen: Was liegt wirklich alles auf Deinem Tisch?

Solange alles nur im Kopf ist, wirkt es schnell überwältigend.

• Schreib alle aktuellen Aufgaben und Themen auf (privat und beruflich, wenn sie sich gegenseitig beeinflussen).
• Markiere:
  • Must-have: ohne diese Aufgaben geht es nicht.
  • Nice-to-have: gut, aber nicht existenziell.

Fragen:

• Was passiert realistisch, wenn ich diese Aufgabe nicht diese Woche erledige?
• Was ist „dringend“, nur weil jemand laut ist – und was ist wirklich wichtig?

Oft zeigt sich: Nicht alles kann und muss gleichzeitig mit 100 % erledigt werden.

2. Prioritäten aktiv einfordern

Hohe Arbeitslast lässt sich selten allein durch „besseres Zeitmanagement“ lösen. Du brauchst Klarheit, was zuerst kommt.

Sprich mit Deiner Führungskraft:

• „Das sind aktuell meine Aufgaben für die nächsten zwei Wochen (Liste zeigen). Was hat aus Deiner Sicht oberste Priorität?“
• „Wenn alles wichtig ist, wird am Ende wahrscheinlich einiges nur halb erledigt. Was darf hintenangestellt, reduziert oder gestrichen werden?“

Konkrete Fragen helfen:

• „Wenn ich nur drei Dinge diese Woche richtig gut schaffe – welche sollen das sein?“
• „Wofür willst Du mich im Zweifel in Schutz nehmen, wenn anderes liegen bleibt?“

Damit machst Du sichtbar: Es geht nicht um „nicht wollen“, sondern um realistische Grenzen.

3. Zeitfenster schützen statt nur „Lücken nutzen“

Wenn ständig alles gleichzeitig reinfliegt (Mails, Chats, Ad-hoc-Anfragen), arbeitet Dein Gehirn im Dauer-Alarmzustand.

Hilfreich:

• Fokus-Zeiten blocken (z. B. 60–90 Min. am Vormittag/ Nachmittag):
  • Keine Meetings, Chat/Mail-Benachrichtigungen aus, konzentriert an einer Sache arbeiten.
• Mikro-Pausen einplanen:
  • Alle 60–90 Minuten kurz aufstehen, bewegen, atmen, Fenster öffnen.
  • 2–3 Minuten reichen, um das Nervensystem kurz zu entlasten.

Das wirkt wie ein Widerspruch („Ich habe doch keine Zeit für Pausen“), ist aber oft der Unterschied zwischen erschöpft schleppen und stabil arbeiten.

4. Innere Antreiber erkennen und justieren

Dauerstress wird nicht nur von außen gemacht – innere Muster verstärken ihn:

Typische innere Antreiber:

• „Sei perfekt!“
• „Mach es allen recht!“
• „Sei immer stark!“
• „Beeil Dich!“

Das führt dazu, dass Du:

• zu selten „Nein“ sagst,
• zu viel an Dich ziehst,
• Hilfe nicht oder zu spät einforderst.

Fragen an Dich:

• Was treibt mich im Stress besonders an?
• Welche Sätze höre ich innerlich immer wieder?

Experiment:

• Formuliere bewusst einen ausgleichenden Satz, z. B.:
  • Aus „Ich darf keine Fehler machen“ → „Ich darf aus Fehlern lernen.“
  • Aus „Ich muss es allen recht machen“ → „Ich darf Prioritäten setzen – auch wenn nicht alle begeistert sind.“

Du musst das nicht sofort „glauben“, aber Du kannst Dir diese Sätze bewusst entgegenhalten, wenn der innere Druck hochgeht.

5. Unterstützung holen – früh, nicht erst im Notfall

Es ist professionell, bei Überlastung früh das Gespräch zu suchen – nicht erst, wenn nichts mehr geht.

Mögliche Schritte:

• Mit Führungskraft Prioritäten und Ressourcen besprechen.
• Im Team nach Unterstützung fragen:
  • „Ich merke, dass ich mit X an der Grenze bin – wer könnte einen Teil übernehmen?“
• Wenn Belastung nachhaltiger ist:
  • Betriebsärztlicher Dienst, Employee Assistance Programme, vertrauliche Gespräche mit HR, Coach etc.

Wichtig: Du musst nicht allein „stark“ sein. Verantwortung für gesunde Arbeitsbedingungen liegt nicht nur bei Dir.

Wenn Du Führungskraft bist: Deine Rolle beim Thema Dauerstress

Als Führungskraft hast Du einen großen Einfluss darauf, ob Dauerstress zur Norm wird – oder als Warnsignal ernst genommen wird

1. Belastung sichtbar machen

Nutze 1:1-Gespräche und Teamrunden, um Arbeitslast offen anzusprechen:

• „Wie voll ist Dein/Ihr Teller gerade – auf einer Skala von 1 bis 10?“
• „Was läuft gut, wo seid Ihr an der Grenze?“
• „Auf welche Aufgaben sollten wir uns jetzt fokussieren?“

Ermutige zu Ehrlichkeit – und reagiere nicht mit „Stell Dich nicht so an“.

2. Priorisieren und schützen

Deine Verantwortung:

• Klar zu sagen, was wirklich Top-Priorität hat.
• Aufgaben zu streichen, verschieben oder umzuverteilen, wenn es zu viel wird.
• Nach oben zu vertreten, wenn Ziele mit vorhandenen Ressourcen nicht realistisch sind.

Sätze, die helfen:

• „Ich sehe, dass Du viel auf dem Tisch hast. Lass uns gemeinsam sortieren, was wir schieben können.“
• „Ich übernehme das gern nach oben: Mit den aktuellen Ressourcen können wir X oder Y schaffen, nicht beides gleichzeitig.“

3. Vorbild im Umgang mit Grenzen

Dein eigenes Verhalten wirkt stärker als jede Ansage:

• Wenn Du ständig außerhalb der Arbeitszeiten Mails schickst, setzt Du einen Standard.
• Wenn Du nie Urlaub richtig nutzt, signalisierst Du: „Erholung ist hier nicht wichtig.“

Vorbild sein heißt z. B.:

• Eigene Pausen respektieren.
• Im Urlaub wirklich abwesend sein (Vertretung klar regeln).
• Offen sagen: „Ich merke, dass ich heute an meiner Grenze bin – ich nehme mir jetzt bewusst eine Pause.“

Damit erlaubst Du Deinem Team, ähnlich verantwortungsvoll mit sich umzugehen.

Dauerstress und Teamkultur

Dauerstress ist selten nur ein individuelles Problem – oft ist es ein Systemthema:

• unrealistische Zielsetzungen,
• zu wenig Personal,
• schlechte Prozesse,
• „Heldentum“-Kultur („Wer am längsten arbeitet, ist am engagiertesten“).

Als Team könnt Ihr reflektieren:

• Welche Regeln und unausgesprochenen Erwartungen treiben unseren Stress?
• Wo belohnen wir unbewusst Überlastung?
• Was könnten wir ändern – in Abläufen, Meetingkultur, Übergaben, Priorisierung?

Schon kleine Änderungen (weniger sinnlose Meetings, klare Zuständigkeiten, besseres Schnittstellenmanagement) können viel Druck rausnehmen.

Drei kleine Schritte, mit denen Du heute anfangen kannst

Aufgabeninventur & Top-3-Liste

• Schreib alle aktuellen Aufgaben auf.
• Markiere Deine Top 3 für diese Woche – alles andere ist nachrangig.
• Sprich, wenn nötig, mit Deiner Führungskraft darüber.

Zwei Mikro-Pausen bewusst einbauen

• Plane heute zwei kurze Unterbrechungen (2–5 Minuten):
  • Aufstehen, bewegen, atmen, Wasser holen, kurz rausgehen.
• Beobachte, wie Du Dich danach fühlst.

Ein Gespräch über Belastung initiieren

• Je nach Rolle:
  • Mit Deiner Führungskraft (Deine Situation schildern, Prioritäten klären).
  • Mit Deinem Team (offen über Arbeitslast sprechen, gemeinsam sortieren).

Dauerstress ist kein Zeichen von Professionalität, sondern ein Risiko – für Dich und für die Qualität Eurer Arbeit. Du musst nicht von heute auf morgen alles ändern, aber jeder kleine Schritt zu mehr Klarheit, Priorisierung und Erholung zahlt direkt auf Deine Gesundheit und Leistungsfähigkeit ein.