Gesprächs-Routinen dienen zur automatisierten Erstellung von wiederkehrenden Gesprächen, wie etwa Jahresgespräche oder andere regelmäßige Gesprächsformate. Mit dieser Funktion können Sie in einem festgelegten Rhythmus Gespräche für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig erstellen.

Zugriff auf die Routinen-Funktion

Die Routinen-Funktion finden Sie im Reiter „Gespräche“ im Hauptmenü auf der linken Seite. Öffnen Sie das Gespräch, für welches Sie eine Routine erstellen möchten.
 

Routinen-Übersicht

In der Routinen-Übersicht sehen Sie:

• Zukünftige Routinen: Hier werden alle geplanten Routinen angezeigt.
• Gelaufene Routinen: Behalten Sie den Überblick über die bereits durchgeführten Routinen.
• Neue Routinen erstellen: Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um eine neue Routine zu erstellen.

Das Erstellen einer Routine

Nach dem Klicken auf das „+“-Symbol öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit folgenden Einstellungen:

1. Name: Vergeben Sie einen Namen für die Routine. Dieser Name wird auch für alle erstellten Gespräche verwendet. Zur besseren Zuordnung wird automatisch das Datum im Format MM/JJJJ hinter den Gesprächsnamen hinzugefügt.
2. Zeitraum: Sie können festlegen, ob das Gespräch einmalig oder jährlich erstellt wird. Alternativ können Sie das Gespräch auf Basis eines spezifischen Datums im Mitarbeiterprofil oder in einer festgelegten Anzahl an Tagen nach dem letzten Gesprächstermin erstellen lassen (Beispiele dazu weiter unten).
3. Datum: Bestimmen Sie das Datum, an dem die Gespräche erstellt werden sollen.

   Hinweis: 

   Die Routine wird am gewählten Datum um 08:00 Uhr morgens ausgeführt. Routinen für denselben Tag nach 08:00 Uhr müssen auf den Folgetag verschoben werden.

    
4. Wer soll für die zusätzliche Bestätigung eingestellt werden?: Hier können Sie eine Person festlegen, die als zusätzliche Bestätigung für die Routine eingestellt werden soll.
5. Filter: Definieren Sie, für welche Mitarbeitenden die Routine erstellt werden soll. Die Filter „Status in Evalea = aktiv“ und „Führungskraft zugewiesen“ sind standardmäßig aktiviert, da Gespräche nur für aktive Mitarbeitende mit zugewiesener Führungskraft erstellt werden können. Wenn eine Kompetenzbewertung im Leitfaden enthalten ist, wird automatisch der Filter „Kompetenzprofil zugewiesen“ hinzugefügt.

• Weitere Filter hinzufügen: Mit dem „+“-Zeichen können Sie zusätzliche Filter festlegen, wie z. B.:
  • Rolle: Gespräche für eine bestimmte Rolle erstellen.
  • Benutzerdefiniertes Feld: Nur für Mitarbeitende mit einem spezifischen Eintrag (z. B. „Abteilung“ oder „Standort“) im Mitarbeiterprofil erstellen.
  • Gruppe: Gespräche für spezifische, von Ihnen erstellte Gruppen erstellen.
  • Kompetenzprofil: Nur für Mitarbeitende mit einem spezifischen Kompetenzprofil erstellen.

Verwaltung und Erinnerungen für Routinen

• Nach Erstellung einer Routine wird diese in der Routinen-Übersicht angezeigt, inklusive der Anzahl der betroffenen Mitarbeitenden.
• Über das Zahnrad-Symbol können Sie bestehende Routinen bearbeiten oder löschen.
• Für jede gelaufene Routine können Erinnerungen an alle Beteiligten gesendet werden, die das Gespräch noch nicht abgeschlossen haben.

Erstellung von Gesprächen für eine sehr spezifische Zielgruppe

In einigen Fällen reichen die in Routinen verfügbaren Filterkriterien nicht aus, um eine sehr spezifische Gruppe von Mitarbeitenden auszuwählen (z. B. Sonderprojekte, temporäre Programme, individuell definierte Zielgruppen). In solchen Fällen können Sie mithilfe eines Exports, eines zusätzlichen Datenfeldes und einer Routine dennoch gezielt Gespräche nur für diese Gruppe erstellen.

Vorgehen im Überblick

Mitarbeiterliste über den Report exportieren

1. Öffnen Sie im System den Report „Erweiterte Mitarbeiterliste“.
2. Setzen Sie im Report die Filter so, dass die Mitarbeitenden enthalten sind, die grundsätzlich in Frage kommen (z. B. bestimmte Organisationseinheiten, Standorte, Rollen).
3. Exportieren Sie die gefilterte „Erweiterte Mitarbeiterliste“ (z. B. als Excel-Datei) und speichern Sie die Datei lokal.

Spezifische Zielgruppe in Excel markieren

1. Öffnen Sie die exportierte Datei in Excel.
2. Fügen Sie eine neue Spalte hinzu, z. B. mit der Überschrift „Gespräch [Datum] ja/nein“ (z. B. „Gespräch 30.06.2025 ja/nein“).
3. Tragen Sie für alle Mitarbeitenden, für die ein Gespräch erstellt werden soll, den Wert „ja“ (oder alternativ „1“) ein.
4. Für alle anderen Mitarbeitenden bleibt die Spalte leer oder erhält den Wert „nein“.

Neues Datenfeld für Mitarbeitende in Evalea anlegen

1. Wechseln Sie in die Einstellungen und öffnen Sie den Bereich Datenfelder.
2. Wählen Sie in den Datenfeldern den Reiter „Mitarbeitende“ aus.
3. Legen Sie ein neues Datenfeld an, das zur neuen Spalte passt, z. B.:
   • Bezeichnung: „Gespräch [Datum]“
   • Typ: z. B. Auswahlfeld (ja/nein), Textfeld oder ein anderer, in Ihrem System üblicher Feldtyp.
4. Speichern Sie das neue Datenfeld im Reiter „Mitarbeitende“.
5. Merken Sie sich die genaue Bezeichnung, damit Sie das Feld beim Import und in der Routine als Filter wiederfinden.

Excel-Daten inklusive neuer Spalte importieren

1. Öffnen Sie im System den Bereich für den Stammdaten-Import per Excel.
2. Laden Sie die zuvor bearbeitete Datei der „Erweiterten Mitarbeiterliste“ hoch.
3. Ordnen Sie im Zuordnungsschritt die neue Spalte „Gespräch [Datum] ja/nein“ dem angelegten Datenfeld „Gespräch [Datum]“ im Reiter „Mitarbeitende“ zu.
4. Starten Sie den Import.
5. Nach erfolgreichem Import ist bei allen markierten Mitarbeitenden im Datenfeld „Gespräch [Datum]“ der Wert „ja“ hinterlegt.

Routine im Modul „Gespräche“ auf Basis des neuen Datenfeldes erstellen

1. Öffnen Sie im linken Hauptmenü das Modul „Gespräche“.
2. Wechseln Sie oben in den Reiter „Gesprächsleitfäden“.
3. Klicken Sie in der Liste der Gesprächsleitfäden auf den Namen des Leitfadens, für den Sie eine Routine einrichten möchten.
4. Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um für genau diesen Leitfaden eine neue Routine zu erstellen.
   • Der Gesprächsleitfaden ist in diesem Fall bereits fest vorgegeben und muss nicht erneut ausgewählt werden.
5. Konfigurieren Sie die Routine wie gewohnt (Name der Routine, Zeitraum / Zeitpunkt, ggf. weitere Einstellungen).
6. Im Abschnitt Filter fügen Sie jetzt eine zusätzliche Bedingung hinzu, die auf das neue Datenfeld verweist, z. B.:
   • Feld: Datenfeld „Gespräch [Datum]“ (Reiter „Mitarbeitende“)
   • Bedingung: ist gleich
   • Wert: „ja“
7. Speichern Sie die Routine und führen Sie sie zum gewünschten Zeitpunkt aus.
8. Die Routine erstellt jetzt Gespräche nur für die Mitarbeitenden, bei denen im Datenfeld „Gespräch [Datum]“ der Wert „ja“ hinterlegt ist.

Aufräumen: Hilfsdatenfeld wieder entfernen (optional)

1. Nachdem die Routine erfolgreich durchgelaufen ist und alle Gespräche erstellt wurden, können Sie das Hilfsdatenfeld wieder entfernen, falls Sie es dauerhaft nicht benötigen.
2. Sie haben zwei Möglichkeiten:
   • Sie leeren die Inhalte des Datenfeldes (z. B. über einen erneuten Stammdaten-Import mit leeren Werten), oder
   • Sie löschen das Datenfeld im Bereich Datenfelder, Reiter „Mitarbeitende“.
3. Bereits erstellte Gespräche bleiben dabei unverändert bestehen.

FAQ: Häufige Fragen zur Arbeit mit dieser Methode

Wann ist dieses Vorgehen sinnvoll?

• Wenn die gewünschte Zielgruppe nicht ausreichend über die Standardfilter in den Routinen (z. B. Rolle, Gruppe, Standort, Kompetenzprofil) abgebildet werden kann.
• Wenn Sie eine einmalige, sehr individuelle Selektion (z. B. bestimmte Projektteilnehmende, Pilotgruppen) adressieren möchten.

Kann ich mehrere solche Aktionen parallel planen?
Ja. Sie können mehrere temporäre Datenfelder für Mitarbeitende anlegen, z. B.:

• „Gespräch Onboarding-Kohorte 03/2025“,
• „Sonderprojekt XYZ-Gespräch 2025“,
• „Pilotgruppe Feedback Q4/2025“.
   

Diese Felder können jeweils als Filter in unterschiedlichen Routinen im Modul „Gespräche“ verwendet werden.

Was passiert mit den Gesprächen, wenn ich das Datenfeld wieder lösche?

• Das Löschen des Datenfeldes im Bereich Datenfelder → Reiter „Mitarbeitende“ hat keinen Einfluss auf bereits erstellte Gespräche.
• Das Feld dient ausschließlich zur temporären Zielgruppendefinition für die Routine.
• Nach erfolgreicher Durchführung können Sie das Feld gefahrlos wieder entfernen oder die Inhalte zurücksetzen.