Pflichtschulungen gehören zum Unternehmensalltag. Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen regelmäßig durchgeführt werden. Typische Themen sind Arbeitsschutz, Notfallschulungen, Gesundheits- und Datenschutz.

Um spezifische Weiterbildungen oder E-Learnings als Pflichtschulungen zu deklarieren, müssen drei Schritte in Evalea erfolgen:

1. Das Definieren einer Schulungspflicht
2. Das Zuweisen der Schulungspflicht
3. Das Markieren einer Weiterbildung / eines E-Learnings als Schulungspflicht

In den folgenden Kapiteln lernen Sie die notwendigen Schritte kennen.

Das Definieren einer Schulungspflicht

Das Definieren der Schulungspflicht wird Ihnen über das Add-on "Pflichtschulungen" ermöglicht.
Die Add-ons finden Sie innerhalb des Hauptmenüs auf der linken Seite:

Nach Klicken auf "Pflichtschulungen" innerhalb der Add-on Überschicht gelangen Sie auf die Übersicht der bereits von Ihnen erstellten Schulungspflichten:

1. Zeigt Ihnen den Namen der jeweiligen Schulungspflichten an.
2. Zeigt Ihnen die Gültigkeit der jeweiligen Schulungspflichten an.
3. Zeigt Ihnen die jeweilige Kategorie der Schulungspflichten an. Die Schulungspflichten werden nach Kategorie sortiert angezeigt.
4. Zeigt Ihnen die Beschreibung der Schulungspflichten mit Hilfe des “i”-Zeichens an.
5. Zeigt Ihnen die Anzahl der Mitarbeitenden an, welche die Schulungspflicht zugewiesen haben.
6. Ermöglicht das Zugreifen auf die einzelnen Optionen pro Schulungspflicht. Näheres hierzu finden Sie am Ende dieser Seite.
7. Mit Hilfe des "+" Symbols definieren Sie neue Schulungspflichten.

Optionen

1. Mit Klicken auf die Erinnerungen an Schulungspflichten haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungen für Schulungspflichten zu versenden.
2. Mit Klicken auf die Einstellungen können Sie den Namen, die Gültigkeit und die Kategorie der jeweiligen Schulungspflicht anpassen.
3. Die Schulungspflicht kann über das Mitarbeitersymbol direkt allen aktiven Mitarbeitern oder einzelnen, von Ihnen erstellten Gruppen zugewiesen werden.
4. Der jeweilige Schulungspflicht kann mit Hilfe des Löschen-Symbols gelöscht werden. 

Das Erstellen einer Schulungspflicht:

Klicken Sie auf das „+“-Symbol innerhalb des Schulungspflicht Add-ons. Es öffnet sich folgendes Fenster:

1. Legen Sie eine Bezeichnung der Schulungspflicht fest.
2. Geben die die Gültigkeit (Bsp. 365) an.
3. Setzen Sie einen Haken, sollte die Schulungspflicht nur einmalig erfüllt werden müssen.
4. Ordnen Sie die Schulungspflicht einer bereits bestehenden Kategorie zu oder erstellen Sie eine Neue, indem Sie den Namen der neuen Kategorie in das Feld eintragen.
5. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, welche für die Mitarbeitenden sichtbar ist.
6. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Schulungspflicht zu erstellen.

Das Zuweisen der Schulungspflichten

Damit Evalea weiß, welche Mitarbeitenden welche Schulungspflichten zu erfüllen haben, müssen Schulungspflichten einem oder mehreren Mitarbeitenden zugewiesen werden. Dies kann über drei Wege durchgeführt werden:

 1) Das manuelle Zuweisen innerhalb der Mitarbeitendenprofile:

• Öffnen Sie das Mitarbeitendenprofil
• Klicken Sie auf den Reiter “Pflichtschulungen”
• Klicken Sie auf das “+” Zeichen
• Wählen Sie die Schulungspflicht aus
• Speichern Sie Ihre Auswahl

 2) Das manuelle Zuweisen an Gruppen oder alle aktiven Mitarbeitenden:

• Öffnen Sie das Add-on “Pflichtschulungen”
• Klicken Sie auf das Zuweisen-Symbol
• Wählen Sie entweder “alle aktiven Mitarbeitenden” oder die gewünschte Gruppe aus
• Klicken Sie auf “Zuweisen”
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl

 3) Das automatische Zuweisen über eine Regel im Kontakte-Import:

• Öffnen Sie die Import-Seite (Einstellungen → Datei-Importe) und wählen Sie Ihren Kontakte-Import aus.
• Klicken Sie auf “Regel hinzufügen”.
• Wählen Sie die Regel “Pflichtschulung hinzufügen” aus.
• Definieren Sie die Regel weiter aus. Es können mehrere Schulungspflichten an alle oder an bestimmte Mitarbeitende pro Regel zugewiesen werden.
• Definieren Sie den Start der Schulungspflicht, also ab wann die Gültigkeit nach Zuweisen ablaufen soll. Der Start der Schulungspflicht wird für die Erinnerungen verwendet. 
• Beachten Sie den Sync-Modus. Nähere Informationen finden Sie hier: Sync Modus 
• Klicken Sie auf “Speichern”.
• Die Zuweisung der Schulungspflichten erfolgt während des nächsten Datenimportes oder durch manuelles Klicken auf das "Play"- Symbol innerhalb der Regel. 

Das Markieren einer Weiterbildung / eines E-Learnings als Schulungspflicht

Sie können sowohl einzelne Weiterbildungen als auch ganze Weiterbildungstypen als Schulungspflicht markieren. Weiterbildungen, welche Teil des Weiterbildungstypen sind, erfüllen die Schulungspflicht des Weiterbildungstypen.

Weiterbildungen:

Wählen Sie die Schulungspflicht innerhalb des dafür vorgesehenen Drop-Down Menüs aus:

Weiterbildungstypen:

Wählen Sie die Schulungspflicht innerhalb der Einstellungen eines Weiterbildungstypen mit Hilfe des dafür vorgesehenen Drop-Down Menüs aus:

E-Learnings:

Wählen Sie die Schulungspflicht innerhalb der Einstellungen eines E-Learnings mit Hilfe des dafür vorgesehenen Drop-Down Menüs aus: