Mitarbeitergespräche können auf drei verschiedene Arten erstellt werden:

Gesprächserstellung über das Mitarbeiterprofil

Im Reiter „Gespräche“ des Mitarbeiterprofils haben Sie (und auch die Führungskraft des Mitarbeiters) die Möglichkeit, ein neues Gespräch durch Klicken auf den „+“-Button hinzuzufügen.

1. Leitfadenauswahl: Wählen Sie den gewünschten Gesprächsleitfaden aus den von Ihnen erstellten Leitfäden aus.
2. Gesprächsbezeichnung: Legen Sie hier den Namen für das Gespräch fest.
3. Datum: Legen Sie hier das Datum fest, wann das Gespräch stattfinden soll.
4. Gesprächsleitung: Standardmäßig wird die Führungskraft des Mitarbeiters als Gesprächsleitung hinterlegt.

Hinweise & Besonderheiten

• Sofortiger Benachrichtigungsversand bei Erstellung:
  Sobald ein Gespräch im System gespeichert wird, wird unmittelbar eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die beteiligten Personen (Mitarbeitende und Führungskraft) versendet.
• Bedeutung des Datumsfeldes:
  Das im Formular angegebene Datum steuert nicht den Versandzeitpunkt der Systembenachrichtigung. Es dient ausschließlich der Dokumentation des geplanten Termins, an dem das Gespräch persönlich oder virtuell geführt wird.
• Hintergrund der Systemlogik (Vorbereitungsphase):
  Die Benachrichtigung erfolgt absichtlich unmittelbar nach der Erstellung, damit beide Parteien ausreichend Vorlaufzeit haben, um sich anhand des Leitfadens vorzubereiten, Selbsteinschätzungen abzugeben oder Notizen einzutragen. Am hinterlegten Gesprächsdatum findet dann der eigentliche Austausch auf Basis der Vorbereitung statt.
• Nachträgliche Datumsänderung:
  Sollte sich der Termin verschieben, kann das Datum im Gespräch jederzeit durch Klick auf das Datumsfeld im Bereich Zutreffendes Datum von den Gesprächspartnern angepasst werden, ohne dass eine erneute Einladungsnachricht erzeugt wird. Mehr hierzu finden Sie unter diesem Artikel.

Praxisbeispiel

Frühzeitige Anlage von Jahresgesprächen:
Eine HR-Verantwortliche legt am 15. Januar mehrere Jahresgespräche an, die am 31. August stattfinden sollen. Unmittelbar am 15. Januar erhalten Führungskräfte und Mitarbeitende die Mitteilung über das neu erstellte Gespräch. Beide Parteien können ab diesem Zeitpunkt ihre Selbsteinschätzungen und Notizen im System erfassen. Am 31. August setzen sich beide Parteien zusammen, besprechen die erfassten Punkte und schließen das Gespräch anschließend gemeinsam im System ab.

Gesprächserstellung über den Gesprächsleitfaden

Nach dem Erstellen eines Gesprächsleitfadens können Sie direkt in den Leitfaden-Details ein Gespräch über das „+“-Symbol erstellen.

• Details anpassen: Im erscheinenden Pop-up können Sie den Namen des Gesprächs, das Datum sowie Teilnehmer und Gesprächsleitung festlegen.
• Speichern: Klicken Sie auf „Speichern“, um das Gespräch zu erstellen.
  
   

Gesprächserstellung mithilfe von Routinen

Mit Gesprächs-Routinen können Sie eine große Anzahl von Gesprächen automatisiert und zu festgelegten Zeitpunkten erstellen. Diese Methode ist besonders hilfreich für regelmäßig wiederkehrende Gespräche, wie z. B. Jahresgespräche. Innerhalb der Routine können Sie Intervalle, Rollen und andere Filterkriterien festlegen, um die Gespräche zielgerichtet zu erstellen.