Evalea bietet standardmäßig verschiedene Rollen, welche spezifische Zugriffsrechte und Funktionen haben:
Teilnehmer
Diese Rolle umfasst den Zugriff auf das Dashboard, das persönliche Mitarbeiterprofil und dessen Inhalte, zugewiesene E-Learnings und Weiterbildungen sowie die Accounteinstellungen (Passwort, Sprache). Auch der Weiterbildungskatalog und die Learning Journey sind, falls aktiviert, zugänglich.
Manager
Die Manager-Rolle, vorgesehen für Führungskräfte oder Abteilungsleiter, umfasst dieselben Funktionen wie die Teilnehmer-Rolle, bietet aber zusätzlich die Mitarbeiterübersicht und Einsicht in Profile der zugewiesenen Mitarbeitenden. Optional kann der Manager auch Zugriff auf ausgewählte Reports erhalten.
Trainer
Die Trainer-Rolle basiert entweder auf der Teilnehmer- oder Manager-Rolle und erweitert diese um die Berechtigung zur Erstellung von E-Learnings. Außerdem kann der Trainer als Autor hinterlegt werden.
HR / Admin
Die HR- oder Admin-Rolle hat uneingeschränkten Zugriff auf alle gebuchten Module, Reportings, Mitarbeiterdaten und Systemeinstellungen und dient als administrative Instanz.
Rollenzuweisung und Einladung
- Um einem Mitarbeitenden eine Rolle und somit dessen Systemzugang zuzuweisen, öffnen Sie im Hauptmenü den Abschnitt „Mitarbeiter“, wählen das Profil des Mitarbeitenden und scrollen bis zum Abschnitt „Systemzugang“.
- Über das „Hinzufügen“-Symbol können Sie die Rolleneinladung öffnen und die gewünschte Rolle auswählen.
- Klicken Sie auf „Einladen“, um eine E-Mail mit den Zugangsdaten (inklusive zufällig generiertem Passwort) zu senden.
Hinweis
Soll keine E-Mail mit Zugangsdaten verschickt werden, z.B. bei Nutzung von SSO, deaktivieren Sie den Haken bei „Anmeldeinformationen per E-Mail zusenden“.
Wichtig ist, dass die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters im Profil hinterlegt ist, um eine Einladung zu senden.
Nach dem Einladen erscheinen die Zugangsinformationen im Mitarbeiterprofil. Sie können dort:
- Die Historie der Rollenänderung einsehen
- Den Zugang komplett löschen, um eine neue Einladung zu versenden,
- Die Rolle ändern, ohne eine neue Einladung zu verschicken,
- Eine Passwort-Wiederherstellungs-Mail an den Mitarbeitenden senden
Hinweis
Wenn Sie einen Systemzugang für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse erstellen möchten, nutzen Sie den Login Generator
Passwort-Wiederherstellungs-Mail versenden
Einleitung / Zweck der Funktion
Diese Funktion ermöglicht es HR-Verantwortlichen und Administrator:innen, Mitarbeitenden bei Anmeldeschwierigkeiten oder einem vergessenen Passwort gezielt zu unterstützen. Durch das manuelle Auslösen einer Passwort-Wiederherstellungs-Mail erhält die betreffende Person einen zeitlich begrenzten, sicheren Link, über den sie eigenständig ein neues Kennwort festlegen kann. Dies stellt sicher, dass sensible Zugangsdaten zu keinem Zeitpunkt im Klartext kommuniziert werden müssen.
Bereich im Profil: Auf der Übersichtsseite des Profils nach unten scrollen zum Abschnitt Systemzugang (im rechten bzw. unteren Bereich der Profildetails).
Hinweise
- Durch das Versenden der Passwort-Wiederherstellungs-Mail wird kein Passwort durch HR/Admin festgelegt oder direkt übermittelt. Die betreffende Person vergibt ihr neues Passwort selbst über den Link in der E-Mail.
- Kein automatischer Benachrichtigungsprozess an HR: Fordert ein Mitarbeitender außerhalb des Systems Hilfe an, erfolgt keine automatische Benachrichtigung an HR/Admin über das System. Mitarbeitende müssen sich aktiv an die zuständige HR- oder Admin-Person wenden, damit diese den Versand der Wiederherstellungs-Mail manuell anstößt.
- Gültigkeit der E-Mail-Adresse: Voraussetzung für den Empfang ist eine korrekt hinterlegte, erreichbare geschäftliche oder private E-Mail-Adresse im Profil der Person.
- Gültigkeitsdauer des Links: Der in der E-Mail enthaltene Wiederherstellungs-Link ist aus Sicherheitsgründen zeitlich befristet (24h). Läuft die Frist ab, bevor die Person ein Passwort gesetzt hat, muss der Vorgang durch HR/Admin erneut ausgelöst werden.
- Spam-Ordner prüfen: Sollte die E-Mail nicht innerhalb weniger Minuten eintreffen, empfiehlt sich die Prüfung des Spam- bzw. Junk-Ordners des Empfängers.
- Single Sign-On (SSO): Sofern in Ihrem Unternehmen Microsoft Single Sign-On (SSO) oder Google SSO aktiviert ist und für den Login genutzt wird, erfolgt die Authentifizierung über den zentralen Identitätsanbieter (IdP) Ihres Unternehmens. Eine Passwortänderung in Evalea ist in diesem Fall nicht relevant.