Pflichtschulungsmatrix

Die Pflichtschulungsmatrix bietet eine alternative Ansicht zum Schulungspflichten-Reporting, die sich speziell für Führungskräfte eignet. Im Fokus steht hier die Erfüllung von Schulungspflichten der jeweiligen Mitarbeitenden.

Besonderheiten der Pflichtschulungsmatrix

Unterschied zum Schulungspflicht-Reporting:

• Fokus auf den Mitarbeitenden statt auf den Schulungen.
• Ideal für Führungskräfte, um den Status der direkten Teammitglieder einzusehen.

1. Schulungspflichten: Wählen Sie eine oder mehrere Schulungspflichten, welche angezeigt werden sollen, aus.
2. Anwenden: Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klicken auf “Anwenden”.
3. Export-Funktion: Exportieren Sie die angezeigten Ergebnisse als Excel-Datei.
4. Name: Zeigt den Namen der eigens zugewiesenen Mitarbeitenden an.
5. E-Mail: Zeigt weitere Informationen aus den Mitarbeitendenprofilen an.
6. Status: Gibt den aktuellen Erfüllungsstatus pro Schulungspflicht an. Wurden im 1. Schritt mehrere Schulungspflichten ausgewählt, wird eine Schulungspflicht pro Spalte angezeigt.

Mitarbeiterzentrierte Darstellung:

• Zeigt, welche Schulungspflichten von Mitarbeitenden erfüllt wurden und welche nicht.
• Farbige Markierungen für den Status:
      Grün: Pflichtschulung erfüllt.
      Rot: Pflichtschulung ausstehend.
• Grau hinterlegt sind alle Mitarbeitenden, welche die Schulungspflicht nicht zugewiesen haben.

Anpassungsmöglichkeiten in der Report-Bibliothek

• Rufen Sie die Reportbibliothek auf.
• Suchen Sie innerhalb des Reiters “Seminarmanagement” nach der Pflichtschulungsmatrix.
• Erstellen Sie mit Klicken auf das “+” Zeichen eine neue Variante.

1. Variantenname: Geben Sie den Namen des Reportes an.
2. Rollen: Bestimmen Sie, für welche Rollen das Reporting zur Verfügung stehen soll.
3. Anzeige: Bestimmen Sie, ob alle Mitarbeitenden oder die Mitarbeitenden, auf die die jeweilige Rolle Zugriff hat, angezeigt werden sollen.
4. Mitarbeiter Information: Bestimmen Sie, welche weiteren Informationen aus den Mitarbeitendenprofilen angezeigt werden sollen.
5. Permafilter: Bestimmen Sie, ob nur bestimmte Mitarbeitende innerhalb des Reportes angezeigt werden sollen.

Praxisbeispiel: Fehlende Zuordnung von Basis-Pflichtschulungen erkennen

Ein Unternehmen führt eine neue Stelle ein. Für Mitarbeitende in dieser Stelle sollen unter anderem die Basis-Pflichtschulungen Datenschutz und Arbeitssicherheit verpflichtend sein. 

Die Personalentwicklung möchte prüfen, ob Mitarbeitenden die Pflichtschulung Datenschutz nicht zugeordnet wurde oder welchen die Zuordnung noch fehlt.

1. Öffnen Sie den Report „Pflichtschulungsmatrix“.
2. Wählen Sie die zu prüfende Schulungspflicht „Datenschutz“ aus.
3. Wählen Sie zusätzlich mindestens eine weitere Schulungspflicht aus, beispielsweise „Arbeitssicherheit“.
4. Der Report zeigt nun alle Mitarbeitenden an, denen mindestens eine der ausgewählten Schulungspflichten zugeordnet ist – einschließlich der Mitarbeitenden, denen die Schulungspflicht „Datenschutz“ fehlt.
5. Nutzen Sie die Sortierfunktion in der Spalte „Datenschutz“, um die Mitarbeitenden ohne zugewiesene Schulungspflicht direkt anzuzeigen.
6. Prüfen Sie bei den betroffenen Mitarbeitenden die hinterlegte Rolle sowie die Regeln für die Zuordnung von Schulungspflichten.
7. Ergänzen Sie die neue Rolle bei Bedarf in der entsprechenden Regel.