Outlook-Einladung
Der Outlook-Einladungsimpuls ermöglicht es, Terminblocker direkt an die Teilnehmer einer Weiterbildung zu versenden, was eine effiziente und nahtlose Verwaltung von Terminen und Teilnehmern unterstützt.
Erstellen einer Outlook-Einladung
- Versanddatum festlegen: Legen Sie das Versanddatum für die Outlook-Einladung fest.
- Auslösung der Nachricht: Wenn Sie den Impuls ausschließlich manuell auslösen möchten, aktivieren Sie diese Option.
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Zielgruppe auswählen: Wählen Sie die Zielgruppe (z.B. Teilnehmer oder Trainer) für die Terminblocker aus.
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Statusfilter wählen: Gilt nur, wenn Sie „Teilnehmer“ als Zielgruppe gewählt haben. Hiermit können Sie definieren, welche Statusgruppen (z.B. nur „Bestätigt“ oder “Abgesagt”) die Einladung erhalten sollen.
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Umgang mit nachträglich hinzugefügten Personen: Aktivieren Sie diese Option, damit auch nachträglich hinzugefügte Teilnehmer eine Einladung erhalten.
- Betreff: Verfassen Sie den Betreff, sofern Sie eine Nachricht verfassen möchten.
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Nachricht: Passen Sie die Nachricht an. Platzhalter und Anhänge können verwendet werden.
Vorteile der Outlook-Einladung
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Synchronisation mit Outlook: Evalea und Outlook reagieren gegenseitig auf Aktionen. Änderungen an Terminen oder Teilnahmeinformationen werden sowohl in Evalea als auch in den Outlook-Kalendern der Teilnehmer automatisch synchronisiert.
Verwaltung von Outlook-Einladungen
- Sobald der Outlook-Impuls gestartet wurde (manuell oder zum festgelegten Versanddatum), erscheint das „Outlook Events“-Feld über der Impulsübersicht in Evalea. Hier können Sie die Einladungsübersicht sehen und den Status aktualisieren (gesendet, ausstehend, angenommen).
- Mit dem Refresh-Button kann die Liste aktualisiert werden, um den aktuellen Stand der Einladungen zu sehen.
Hinweise und Sonderfunktionen
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Immer an neue Zielgruppe senden: Aktivieren Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass nachträglich hinzugefügte Teilnehmer eine Outlook-Einladung erhalten.
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Automatische Absagen: Wenn ein Teilnehmer aus der Weiterbildung entfernt wird, sendet Outlook eine automatische Absage an dessen Kalender.
- Outlook-Einladung in Standards: Die Outlook-Einladung kann als Standard in Weiterbildungsvorlagen integriert werden, um diesen Prozess zu automatisieren.
- Es kann nur ein Outlook-Impuls innerhalb einer Weiterbildung existieren. Der Impuls kann bearbeitet und gelöscht werden, sofern dieser noch nicht gestartet wurde.
Wichtige Hinweise
- Teilnehmer, die eine Einladung in Outlook ablehnen, erhalten keine Erinnerungen und müssen bei erneuter Teilnahme manuell wieder zur Weiterbildung hinzugefügt werden.
- Evalea reagiert nicht auf Terminzusagen ohne Rückmeldung in Outlook (der Teilnehmerstatus bleibt unverändert).
- Bei Änderungen, wie z.B. Terminverschiebungen, erhalten auch abgelehnte Teilnehmer weiterhin Updates. Um dies zu vermeiden, müssen sie komplett aus der Weiterbildung entfernt werden.
Voraussetzung für die Outlook-Integration
Für die Nutzung dieser Funktion muss ein Outlook Exchange Service-Account eingerichtet sein. Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung finden Sie innerhalb des AddOns Outlook.
Reaktionen in Outlook auf Aktionen in Evalea:
Reaktionen in Evalea auf Aktionen in Outlook
