Mit Hilfe der "Import hinzufügen" Funktion können Sie Ihren eigenen Import erstellen.

Nach Klicken auf "Import hinzufügen":

1. Legen Sie einen Namen für den Import fest
2. Legen Sie eine Beschreibung für den Import fest
3. Wählen Sie die Art des Importes aus: 
4. Wählen Sie zischen Kontakte oder Weiterbildungshistorie-Import aus

Arten der Importe:

• Manueller Upload: Upload mit Hilfe einer Excel Datei
• Automatischer Abruf - CURL
• Automatischer Abruf - FTP
• Automatischer Abruf - E-Mail

Die Konfigurationseinstellungen für den automatischen Import werden von Evalea beim automatischen Abruf hinterlegt:

Kontakte Import

Mit Hilfe des Kontakte-Importes lassen sich die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden in Evalea einlesen und pflegen.

Nach Klicken auf "Weiter" haben Sie die Möglichkeit, die Spalten Ihrer Import-Datei zu definieren:

Das erneute Klicken auf "Weiter" ermöglicht es, die Spalten aus dem Import mit den Datenfeldern in Evalea zu verknüpfen:

Im nächsten Schritt müssen Sie einen Identifikator definieren, mit dessen Hilfe Evalea die von Ihnen importierten Kontakte aktualisieren kann:

Zu Guter Letzt erfolgt eine letzte Überprüfung der von Ihnen eingetragenen Daten. Das Klicken auf "Abschließen" schließt den Prozess ab und Sie finden Ihren neuen Import innerhalb Ihrer Einstellungen -> Datei-Importe
 

Weiterbildungshistorie Import

Mit Hilfe des Weiterbildungshistorien-Import lassen sich Weiterbildungen, sowie Teilnahmen an Weiterbildungen historisch in Evalea einpflegen.
Jede Zeile ist eine Teilnahme an einer neuen oder bereits in Evalea existierenden Weiterbildung.

Auch für Weiterbildungen müssen die Spalten Ihrer Import-Datei definiert werden.

Wichtig: Definieren Sie Felder für die Weiterbildungen und für die Teilnehmer der Weiterbildungen:

Anschließend müssen die Felder bezüglich der Kontakt-Zuordnung definiert werden, damit Evalea die jeweiligen Weiterbildungen den richtigen Mitarbeitenden zuweist:

Es folgt die Zuordnung der Weiterbildungsfelder mit den Datenfeldern der Weiterbildungen in Evalea.

Die Kontaktbezogenen Spalten können Sie hier ignorieren:

Im vorletzten Schritt kann definiert werden, was mit Weiterbildung identischer Werte geschehen soll:
In diesem Beispiel werden Weiterbildungen der Import-Datei gruppiert, sofern sie den gleichen Namen und das gleiche Anfangsdatum hinterlegt haben. Somit wird nur eine Weiterbildung in Evalea erstellt.

Beispiel:
Zeile 1: Weiterbildung A - Anfangsdatum: 11.07.2025 - Enddatum: 11.07.2025 - Vorname: Mitarbeiter 1 - Nachname: Beispiel 1 - Personalnummer: 123
Zeile 2: Weiterbildung A - Anfangsdatum: 11.07.2025 - Enddatum: 11.07.2025 - Vorname: Mitarbeiter 2 - Nachname: Beispiel 2 - Personalnummer: 456
Zeile 1: Weiterbildung A - Anfangsdatum: 11.07.2025 - Enddatum: 11.07.2025 - Vorname: Mitarbeiter 3 - Nachname: Beispiel 3 - Personalnummer: 789

Es wird nur eine neue Weiterbildung erstellt. Alle drei Mitarbeitenden werden dieser Weiterbildung als Teilnehmende zugewiesen. 

Das eindeutige Merkmal dient dem Zusammenführen von bereits in Evalea existierenden Weiterbildungen.

In diesem Beispiel werden die Teilnehmer aus der Import-Datei, zu der bereits in Evalea existierenden Weiterbildung hinzugefügt, sofern diese den exakt gleichen Namen wie in der import Datei hinterlegt hat:

Innerhalb des letzten Schrittes erfolgt eine abschließende Überprüfung der von Ihnen eingetragenen Daten. Nach Klicken auf "Abschließen" finden Sie Ihren Weiterbildungshistorien-Import unter Ihrem gewählten Namen innerhalb der Einstellungen -> Datei Importe.

Weiterbildungshistorien-Import mit Standard-Prozess

Das Verfahren ist üblich wie beim Erstellen eines Weiterbildungshistorien-Imports, jedoch mit zusätzlichem Schritt. Nachdem Sie die Kontaktfelder zugeordnet haben, können Sie optional den Standardprozess auswählen.

• Im Import-Customizer gibt es einen zusätzlichen Schritt, um eine Excel-Spalte als "Standardprozess-Name" zu markieren.
• Nur Felder, die zuvor nicht als benutzerdefinierte Felder ausgewählt wurden, stehen hier zur Auswahl.
• Es kann nur ein einziges Feld als Standardprozess-Spalte definiert werden.
• Wenn die hochgeladene Datei in dieser Spalte einen Wert enthält, nutzt Evalea diesen, um einen Standardprozess per Name zu suchen und bei der Erstellung der Weiterbildung zu verwenden.
• Dies gilt nur für Weiterbildungen, die noch nicht existieren.
• Das Feld ist nicht verpflichtend – es kann leer bleiben.
• Falls kein Standardprozess mit diesem Namen gefunden wird, wird die Weiterbildung trotzdem erstellt, jedoch ohne die Inhalte eines Standardprozesses.

Felder zuordnen 

• Weisen Sie die Spalten aus Ihrer Datei den entsprechenden Feldern im System zu. Felder, die bereits vorher (z. B. E-Mail oder Standardprozess) zugeordnet wurden, sind an dieser Stelle gesperrt.

Gruppierung und Auswahl 

• Optional können Sie die importierten Datensätze gruppieren oder Felder hier nochmals aktivieren/deaktivieren.

Einstellungen überprüfen & Import abschließen 

• Prüfen Sie Ihre Eingaben. Mit Fertigstellen schließen Sie den Importvorgang ab. Über den Zurück-Button können Sie jederzeit Änderungen vornehmen.

Import in der Übersicht

• Nach Abschluss sehen Sie Ihren Import unter dem jeweiligen Namen (z. B. "Weiterbildungshistorie 13.08") in der Importübersicht.

Beispieldatei herunterladen 

• Öffnen Sie den Import und laden Sie die Beispieldatei herunter. Diese enthält die exakte Spaltenstruktur, die für den erfolgreichen Import benötigt wird.

Datei ausfüllen (wichtigster Schritt)

• Tragen Sie in die Beispieldatei die Weiterbildungsinformationen ein. Wichtig: Die Kontakte müssen bereits im System vorhanden sein.

Datei hochladen 

• Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch, klicken Sie auf Weiter und starten Sie die Verarbeitung.

Ergebnis prüfen 

• Nach erfolgreichem Import sehen Sie die erstellten Weiterbildungen in der Ergebnisliste. Hier werden auch Warnungen angezeigt, falls Daten unvollständig sind.

Kontrolle in der Weiterbildungsübersicht

• Öffnen Sie die Weiterbildungsübersicht – die erstellten Weiterbildungen werden dort angezeigt.
• Doppelte Weiterbildungen sind nicht erlaubt, wenn die Daten identisch sind.
• Wenn die Inhalte eines Standardprozesses gleich sind (auch bei unterschiedlichem Namen), wird nur eine Weiterbildung angelegt.

Import-Einstellungen

• Entscheiden Sie mit der Option, ob Datenfelder, welche innerhalb des Importes leer sind, bestehende Daten in Evalea überschreiben und somit leeren sollen. Die bestehenden Werte in Evalea gehen somit verloren.