Das Add-On "Anträge" ermöglicht eine strukturierte Verwaltung und Genehmigung von Anträgen innerhalb Ihrer Organisation. Mitarbeitende können Anträge stellen, die durch mehrere Genehmigungsschritte geleitet und entsprechend bearbeitet werden.
Funktionen und Optionen
1. Add-On Optionen:
- Öffnen Sie die Add-On-Einstellungen über das Zahnrad:
- Anträge im Hauptmenü anzeigen: Aktivieren Sie die Option, Anträge für alle Rollen nutzbar zu machen. Dadurch wird der Reiter "Anträge" im Hauptmenü für alle Mitarbeitenden sichtbar.
- Sofern Ihre Mitarbeitenden Anträge für Mitarbeitende, welche Ihnen nicht zugewiesen sind, stellen sollen, aktivieren sie diese Funktion. Standardmäßig (Nein) können ausschließlich Führungskräfte für deren direkte und indirekte Mitarbeitende Anträge stellen.
Antragsvorlagen erstellen und verwalten:
- Über das Add-On oder den Eintrag im Hauptmenü können Antragsvorlagen durch Sie erstellt und angepasst werden:
- Klicken Sie anschließend auf “Antragsvorlage erstellen” um mit der Erstellung Ihres Antrages zu beginnen:
Anträge Übersicht
- Erinnerungen: Verschickt eine Erinnerung an den Antragsteller
- Löschen: Löscht den jeweilig gestellten Antrag
Antragsworkflow
Genehmigungsschritte:
- Mitarbeitende: Der Antragsteller füllt den Antrag aus und sendet ihn an die Führungskraft.
- Führungskraft: Überprüft, genehmigt oder lehnt den Antrag ab. Bei Genehmigung wird der Antrag an HR weitergeleitet.
- HR: Kontrolliert und leitet den Antrag bei Genehmigung an die Geschäftsführung weiter.
- Geschäftsführung: Nimmt den Antrag final an oder lehnt ihn ab.
- Autom. Erinnerungen: Hier können Sie die Tage festlegen, zu denen die für den Schritt verantwortliche Person benachrichtigt wird.
Antrags-Elemente:
- Jeder Schritt enthält spezifische Felder, die während der Bearbeitung nur von den zuständigen Personen bearbeitet oder gesehen werden können.
- Beispiel: Der Antragsteller füllt Felder wie "Name der Weiterbildung", "Startdatum", "Enddatum" aus, während ausschließlich FK, HR und die Geschäftsführung Anmerkungen in den jeweils zugewiesenen Feldern hinzufügen können.
- Das Augen-Symbol kann pro Feld einstellen, welche Schritte die jeweiligen Felder sehen dürfen. Die Anmerkung der GF kann beispielsweise für den ersten Schritt deaktiviert werden, sodass die Person, welche für den ersten Schritt verantwortlich ist, die Begründung der GF während des Ausfüllens nicht sehen kann:
Hinweis
Alle ausgefüllten Fragen sind, nachdem der Antrag entweder angenommen oder abgehlehnt wurde, für alle am Antrag beteiligten Personen ersichtlich.
Die Sichtbarkeitseinschränkungen dienen lediglich der Steigerung der Intuitivität während des Ausfüllens des Antrages.
Optionen für Antragsvorlagen
Nach Erstellung der Vorlage stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Antrag testen: Stellen Sie einen Testantrag, um die Funktionalität der Vorlage zu prüfen.
- Datenfelder verknüpfen: Ordnen Sie die Antragsfelder Weiterbildungsfeldern zu, um automatisch Weiterbildungen aus genehmigten Anträgen zu erstellen.
- Rollen definieren: Bestimmen Sie, welche Rollen die Vorlage nutzen dürfen.
- Vorlage bearbeiten: Aktualisieren Sie bestehende Vorlagen.
- Vorlage löschen: Entfernen Sie nicht mehr benötigte Vorlagen.
Verknüpfen von Datenfeldern:
Antrag stellen
- Mitarbeitende sehen verfügbare Vorlagen im Menü "Anträge".
- Nach Auswahl einer Vorlage öffnet sich ein Pop-up, in dem ein Betreff eingegeben wird. Die Verantwortlichen für jeden Genehmigungsschritt werden angezeigt.
- Der Antragsteller füllt die Felder aus und leitet den Antrag mit "Speichern und weiterleiten" an die Führungskraft weiter.
- Genehmigungsverantwortliche bearbeiten den Antrag über das Dashboard-Element "Aufgaben" oder eine E-Mail-Benachrichtigung.
- Der Antrag läuft innerhalb des Profils des Antragsstellers unter “Meine Anfragen”, sowie innerhalb der Antragsübersicht im Hauptmenüeintrag auf.
Hinweis
Wenn eine Führungskraft einen Antrag zur Teilnahme an einer Weiterbildung ablehnt, bleibt dieser weiterhin im System gespeichert. Sollte im Anschluss versucht werden, denselben Mitarbeiter manuell zur Weiterbildung hinzuzufügen, erscheint eine Fehlermeldung. Damit die Anmeldung erneut möglich ist, muss der abgelehnte Antrag zunächst gelöscht werden. Anschließend kann entweder die Führungskraft oder der Mitarbeiter selbst, sich für eine Weiterbildung neu anmelden. Hintergrund dafür ist, dass das System die Person aufgrund des abgelehnten Antrags weiterhin als registriert erkennt.
Optionen für HR
- Zurücksenden: Schickt den Antrag unabhängig vom aktuellen Schritt an den Antragsteller zurück.
- Durch HR abschließen: Der Antrag kann direkt von HR unabhängig vom Fortschritt abgeschlossen werden.
- Abschließen: Genehmigt oder lehnt den Antrag im sich akutell befindenden Schritt ab.
- Speichern und verschieben: Bearbeitet den Antrag und verschiebt ihn an einen gewünschten Schritt.
- Zwischenspeichern: Speichert den Fortschritt zur späteren Bearbeitung.
- Speichern und weiterleiten: Antrag kann an bestimmten Schritt weitergeleitet werden, z. B. im Falle von einer Abwesenheit.
Weiterbildung aus Anträgen erstellen
- Genehmigte Anträge erscheinen in der Antragsübersicht der Admin-Rolle.
- Mit dem "+"-Symbol kann eine Weiterbildung ausschließlich durch die Admin-Rolle erstellt werden.
- Verknüpfte Felder (z. B. Name, Startdatum) werden automatisch ausgefüllt.
- Standards können hinzugefügt werden, um den Prozess weiter zu vereinfachen.
Hinweis
Das Erstellen einer Weiterbildung aus einem genehmigten Antrag ist nur dann möglich, sofern die Datenfelder erfolgreich verknüpft wurden. Bereits verknüpfte Datenfelder verfallen bei Bearbeitung eines Antrages und müssen erneut verknüpft werden.
Hinweis:
Weiterbildungen aus Anträgen können ausschließlich durch die Administratoren erstellt werden. Führungskräfte haben diese Funktion nicht.