Als HR-Verantwortliche bzw. HR-Bereich sind Sie dafür zuständig, Gesprächsleitfäden aktuell, rechtssicher und fachlich passend zu halten. Dieser Artikel erklärt, wie Sie bestehende Gesprächsleitfäden bearbeiten, warum sich Änderungen nur auf neu erstellte Gespräche auswirken und wie Sie erkennen, welche Version eines Leitfadens in einem konkreten Gespräch verwendet wurde.

Der Artikel ergänzt den Eintrag Das Erstellen eines Gesprächsleitfädens.

Zugriff

1. Öffnen Sie im Hauptmenü das Modul „Gespräche“.
2. Wechseln Sie in die Übersicht der Gesprächsleitfäden.
3. In der Tabellenübersicht sehen Sie u. a.:

• den Namen des jeweiligen Gesprächsleitfadens,
• den Status (z. B. Entwurf),
• die Version (z. B. 1.0, 2.0),
• den Ersteller und das Erstellungsdatum,
• die Schnellaktionen (Bearbeiten, Versions-Historie, Löschen).

Von hier aus steuern Sie als HR alle Anpassungen und die Freigabe der Leitfäden.

Funktionsbeschreibung

Über die Schnellaktion „Bearbeiten“ in der Leitfadenübersicht öffnen Sie einen bestehenden Gesprächsleitfaden im Bearbeitungsmodus. Sie können insbesondere:

• den Titel / Namen des Gesprächsleitfadens anpassen (z. B. Jahreszahl, Zielgruppe),
• die Rechte und Bestätigungslogiken der Gesprächsteilnehmenden definieren:
  • Wer muss das Gespräch bestätigen?
  • Wird eine zusätzliche Bestätigung (z. B. durch HR) benötigt?
• die Struktur und Inhalte des Leitfadens verändern:
  • Fragenelemente hinzufügen, entfernen oder anpassen (z. B. Ziele, Kompetenzen, Weiterbildungswünsche),
  • Reihenfolge von Fragen und Abschnitten ändern,
  • erklärende Text-Elemente ergänzen (z. B. Hinweise für Führungskräfte),
  • Abschnitte und Seitenumbrüche anpassen, um Gespräche klar zu strukturieren.

Damit steuern Sie als HR, wie Gespräche inhaltlich geführt werden, welche Themen verbindlich sind und welche Dokumentation im System vorliegt.

Versionierung von Gesprächsleitfäden

Jeder Gesprächsleitfaden besitzt eine Version (z. B. 1.0, 2.0, 3.0):

• Wird ein bestehender Leitfaden bearbeitet und gespeichert, entsteht automatisch eine neue Version.
• Die Versionierung ist fortlaufend und in der Leitfadenübersicht in der Spalte „Version“ sichtbar.
• Über die Schnellaktion „Versions-Historie anzeigen“ können frühere Versionen eingesehen werden (inkl. Informationen, wann und, sofern vorgesehen, von wem Änderungen vorgenommen wurden).

Für HR bedeutet das:

• Sie können nachvollziehen, wie sich ein Leitfaden über die Zeit verändert hat.
• Sie können begründen, warum bestimmte Gespräche auf unterschiedlichen Fragen basieren (z. B. Audit, Betriebsrat, Compliance).

Wirkung auf bestehende vs. neue Gespräche

Zentrale Systemlogik aus HR-Sicht:

• Änderungen an einem Gesprächsleitfaden wirken sich nur auf neu erstellte Gespräche aus, die ab dem Zeitpunkt der Änderung auf Basis dieses Leitfadens gestartet werden.
• Bereits angelegte, laufende oder abgeschlossene Gespräche, die auf einer älteren Version des Leitfadens basieren, bleiben unverändert.

Grund dafür ist, dass der Leitfaden im Moment der Gesprächserstellung „eingefroren“ wird. Damit wird sichergestellt, dass:

• Gesprächsdokumentationen nachvollziehbar und rechtssicher bleiben,
• bereits gegebene Antworten nicht durch spätere Änderungen verfälscht werden,
• Auswertungen (z. B. zu Zielen, Kompetenzen, Ratings) versionssicher und vergleichbar sind,
• Führungskräfte und Mitarbeitende innerhalb eines Gesprächs immer mit demselben Fragen-Set arbeiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

A. Gesprächsleitfaden bearbeiten

1. Öffnen Sie im Hauptmenü das Modul „Gespräche“.
2. Wechseln Sie in die Übersicht der Gesprächsleitfäden.
3. Suchen Sie den gewünschten Leitfaden über die Suchfunktion oder über Filter (z. B. nach Status).
4. Klicken Sie in der Zeile des Leitfadens auf die Schnellaktion „Bearbeiten“.
5. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor:

• Fragen hinzufügen, entfernen oder umformulieren,
• Abschnitte neu strukturieren,
• Erläuterungstexte ergänzen,
• Rechte und Bestätigungen anpassen.
   

6. Speichern Sie den Leitfaden.
7. Nach dem Speichern erhöht sich die Version automatisch (z. B. von 1.0 auf 2.0).
8. Alle neu erstellten Gespräche auf Basis dieses Leitfadens nutzen ab sofort die aktuelle Version.

B. Prüfen, welche Leitfadenversion in einem Gespräch verwendet wird

1. Öffnen Sie im Modul „Gespräche“ die Übersicht der Gespräche oder rufen Sie ein konkretes Gespräch direkt auf.
2. Wählen Sie das gewünschte Gespräch aus.
3. In der Detailansicht des Gesprächs werden – je nach Konfiguration – die Metainformationen angezeigt, z. B.:

• Name des Gesprächsleitfadens,
• ggf. die Version des Leitfadens (z. B. „Mitarbeiterjahresgespräch – Version 1.0“).

4. Alternativ können Sie über die Leitfadenübersicht und die dortige Versions-Historie nachvollziehen:

• welche Version zu welchem Zeitraum gültig war,
• und anhand des Gesprächsdatums ableiten, welche Version im konkreten Gespräch zum Einsatz kam.

Damit können Sie als HR bei Rückfragen (z. B. von Vorgesetzten, Mitarbeitenden, Betriebsrat oder Auditor:innen) transparent darstellen, auf welcher Grundlage ein Gespräch geführt wurde.

Praxisbeispiele aus HR-Perspektive

Beispiel 1: Neue Frage zum Thema Arbeitsorganisation

• HR ergänzt im Leitfaden „Mitarbeiterjahresgespräch“ eine neue offene Frage zum Thema „Hybrides Arbeiten / Homeoffice-Regelungen“ und speichert den Leitfaden.
• Die Version ändert sich von 1.0 auf 2.0.
• Alle Gespräche, die bereits im System angelegt sind, behalten den ursprünglichen Fragenkatalog ohne diese Frage.
• Nur Gespräche, die ab jetzt neu erstellt werden, enthalten die neue Frage.
• Vorteil für HR: Es ist klar abgrenzbar, ab wann das Thema systematisch im Unternehmen abgefragt wird.
   

Beispiel 2: Anpassung einer Bewertungsskala für Kompetenzen

• HR passt die Skala einer Kompetenzbewertung an (z. B. von 1–5 auf 1–7), um feinere Abstufungen zu ermöglichen.
• Nach dem Speichern wird der Leitfaden z. B. auf Version 3.0 angehoben.
• Bereits laufende Gespräche behalten die ursprüngliche 1–5-Skala, sodass frühere Bewertungen vergleichbar bleiben.
• Für neue Gespräche steht die 1–7-Skala zur Verfügung.
• In Auswertungen kann HR klar trennen:
• Daten auf Basis Version 1.x / 2.x (Skala 1–5),
• Daten auf Basis Version 3.x (Skala 1–7).
   

Beispiel 3: Nachvollziehen der verwendeten Version bei einer HR-Rückfrage

• Ein Mitarbeitergespräch wurde im März mit dem Leitfaden „Mitarbeiterjahresgespräch – Version 1.0“ geführt.
• Im April ergänzt HR eine zusätzliche Ziele-Sektion und speichert den Leitfaden als Version 2.0.
• Im Juni fragt eine Führungskraft nach, warum im März-Gespräch die neue Ziele-Sektion noch nicht enthalten war.
• HR kann wie folgt argumentieren:

1. In der Leitfadenübersicht und der Versions-Historie ist erkennbar, dass die Version 2.0 erst im April veröffentlicht wurde.
2. Das Gespräch im März basiert daher nachvollziehbar auf Version 1.0.
3. Die neue Ziele-Sektion ist erst ab April in neuen Gesprächen sichtbar.

So können Sie gegenüber Führungskräften, Mitarbeitenden oder dem Betriebsrat transparent darlegen, warum bestimmte Inhalte in einzelnen Gesprächen vorhanden oder nicht vorhanden sind.