Erstellen eines Kompetenzprofils

Kompetenzprofile bestehen aus mehreren Kompetenzen und können unternehmensweit oder spezifisch für bestimmte Positionen oder Abteilungen erstellt werden. Sie finden die Übersicht aller Kompetenzprofile im Hauptmenü unter dem Reiter „Kompetenzen“.

Um ein neues Kompetenzprofil zu erstellen, klicken Sie auf das „+“-Symbol in der Kompetenzprofil-Übersicht. Es öffnet sich ein Eingabefenster mit den folgenden Feldern:

1. Kompetenzprofilname: Benennen Sie das Kompetenzprofil.
2. Bereich angeben (optional): Bereich, dem das Profil zugeordnet wird.
3. Abteilung (optional): Geben Sie die zugehörige Abteilung an.
4. Aufgaben (optional): Beschreiben Sie die mit dem Kompetenzprofil verbundenen Aufgaben.
5. Kompetenz hinzufügen: Wählen Sie aus bereits erstellten Kompetenzen.
6. Neue Kompetenz erstellen: Erstellen Sie hier direkt eine neue Kompetenz, falls sie noch nicht im System existiert.
7. Export und Sperre: Sie können das Profil als PDF exportieren oder gegen unbeabsichtigte Änderungen sperren.

Sprachversionen: Sprachversionen für Kompetenzprofile können durch Evalea aktiviert werden. Bei Aktivierung muss eine englische Sprachversion vorhanden sein, die Mitarbeitenden angezeigt wird, wenn sie Englisch als Sprache in ihren Einstellungen ausgewählt haben.

Sollwerte für Kompetenzen im Profil

Nach der Erstellung des Kompetenzprofils empfiehlt es sich, Sollwerte für die einzelnen Kompetenzen zu definieren. Diese Sollwerte können:

• Im Mitarbeitergespräch zur Referenz angezeigt werden.
• In der Qualimatrix und im Qualimatrixgenerator verwendet werden (Qualimatrix & Qualimatrixgenerator).
   

Übersicht der Kompetenzprofile

In der Übersicht finden Sie alle erstellten Kompetenzprofile mit den folgenden Details:

1. Profilname: Klicken auf den Namen, um das Profil zu öffnen.
2. Ersteller: Zeigt an, wer das Profil erstellt hat.
3. Erstellungsdatum: Datum der Profilerstellung.
4. Zugewiesene Mitarbeitende: Anzahl der Mitarbeitenden, die diesem Profil zugeordnet sind. Das Klicken auf die Mitarbeitendenanzahl ermöglicht das Einsehen der einzelnen Mitarbeitenden.
5. Statusangabe: Zeigt den Status (z. B. „Neu“), wenn das Profil von einem Mitarbeiter erstellt wurde (siehe Kompetenzen).
6. Optionen: Zugriff auf das Profil, Erstellen einer Kopie, Zuweisen zu Gruppen oder Löschen des Profils.
7. Neues Profil erstellen: Möglichkeit, ein weiteres Kompetenzprofil zu erstellen.
    

Zuweisen von Kompetenzprofilen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kompetenzprofile einem oder mehreren Mitarbeitenden zuzuweisen:

1.    Einzelne Mitarbeiter zuweisen:

Im Mitarbeiterprofil finden Sie den Reiter „Kompetenzen“. Durch Klicken auf das „+“-Symbol können Sie einem Mitarbeiter beliebig viele Kompetenzprofile zuweisen. Die zugewiesenen Profile sind im Profil des Mitarbeiters sichtbar, inklusive der Bewertungs-Skala und einer grafischen Darstellung der bisherigen Bewertungen.

2.    Kompetenzprofil einer Gruppe zuweisen:

In der Kompetenzprofil-Übersicht können Sie Profile ganzen Gruppen zuweisen. Nach dem Klicken auf das Zuweisungs-Symbol können Sie das Kompetenzprofil zu einer zuvor erstellten Gruppe hinzufügen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Gruppe finden Sie unter Gruppen.

3.    Automatisierte Zuweisung durch Regeln für den Kontaktimport:

Über das Datenfeld im Mitarbeiterprofil und mithilfe eines Datenimports können Kompetenzprofile automatisiert bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen werden. Sie können die Zuweisung nach folgendem Muster konfigurieren:

• Regel wählen: „Kompetenzprofile zuweisen“ auswählen.
• Kompetenzprofil auswählen: Wählen Sie das Profil oder die Profile, die zugewiesen werden sollen.
• Zielgruppe definieren: Legen Sie fest, ob das Profil allen oder nur bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen werden soll.
• Filterfeld: Bestimmen Sie das Feld im Mitarbeiterprofil, das für die Zuweisung verwendet wird.
• Kriterien festlegen: Definieren Sie, welcher Wert im Feld zur Identifikation der Zielgruppe eingetragen sein muss. 

Beispiel: 

Alle Mitarbeitenden, die im Feld „Abteilung“ den Eintrag „Personalabteilung“ haben, erhalten nach dem Datenabgleich das Kompetenzprofil „Beispiel Kompetenzprofil“. Weitere Informationen zu den Regeln für den Kontakt-Import finden Sie unter Regeln für Kontakt-Import.

Kompetenzprofile zusammenlegen

Beim Zusammenlegen von Kompetenzprofilen gelten folgende Bestimmungen:

• Bewertungen werden nicht übernommen, wenn ein komplett neues Profil erstellt wird.
• Bewertungen werden übernommen, wenn ein bestehendes Profil durch Hinzufügen weiterer Kompetenzen erweitert wird. Die Bewertungen aus dem ursprünglichen Profil bleiben in diesem Fall erhalten.
   

Exportieren von Kompetenzprofilen als PDF

Kompetenzprofile können als PDF exportiert und gespeichert oder direkt ausgedruckt werden.

1. Öffnen Sie das gewünschte Profil und klicken Sie auf das PDF-Symbol.
2. Wählen Sie „Print to PDF“ als Ziel aus, um das Profil als PDF zu speichern.
3. Klicken Sie auf „Drucken“, um den Speichervorgang abzuschließen.

Einfrieren von Kompetenzprofilen

Es ist möglich, einzelne Kompetenzprofile einzufrieren, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern. Durch Klicken auf das Schloss-Symbol wird das Profil gesperrt. Ein erneutes Klicken gibt es zur Bearbeitung wieder frei. Dies ist besonders nützlich, wenn Manager eigenständig Kompetenzprofile erstellen sollen, die vor Überarbeitungen geschützt werden müssen.
 

Gewichtung von Kompetenzen

Innerhalb von Kompetenzprofilen können einzelne Kompetenzen unterschiedlich gewichtet werden.

Anschließend können Sie die einzelnen Kompetenzen unterschiedlich gewichten. Akzeptiert werden natürliche (Dezimal-) Zahlen: