Zweck des Reports:

Zeigt eine Übersicht aller Weiterbildungsausgaben, aufgeteilt nach den Kostenstellen der Teilnehmenden. Aktiviert durch das Add-On Weiterbildungskosten  

Aufgeklappte Ansicht mit gebuchten Kostenstellen:

Einstellungen in der Report-Bibliothek

• Öffnen Sie die Reportbibliothek
• Suchen Sie innerhalb des Reiters “Seminarmanagement” nach dem Weiterbildungskosten je Kostenstelle-Report
• Klicken Sie auf das “+” Zeichen, um eine neue Variante zu erstellen.

Report-Setup

1. Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen
2. Rollen-Zuordnung: Definieren Sie, wer das Reporting einsehen darf.
3. Weiterbildung Kostenfelder: Wählen Sie aus, welche Kostenfelder in die Berechnung einbezogen werden sollen (z. B. Kosten, Reisekosten, Teilnahmegebühren).
4. Kostenstellenzugriff:
   1. Alle Kostenstellen: Für Admins.
   2. Kostenstellen mit Verantwortlichkeit: Für Hauptverantwortliche.
   3. Kostenstellen mit Zugriff: Für Führungskräfte mit eingeschränktem Zugang.

Status-Übereinstimmung zwischen Kostenstelle und Weiterbildungsstatus

Folgende Statusübersicht verdeutlicht den Zusammenhang zwischen einer gebuchten Kostenstelle und der korrespondierenden Weiterbildung:

Buchungskostenstelle und Verteilung der Weiterbildungskosten

Innerhalb des Reportings „Weiterbildungskosten je Kostenstelle“ können Weiterbildungskosten auf verschiedene Weise verteilt werden.

Buchungskostenstelle

Wird innerhalb einer Weiterbildung eine Buchungskostenstelle gesetzt, werden sämtliche Kosten dieser Weiterbildung automatisch auf diese zentrale Kostenstelle gebucht, unabhängig davon, welche Kostenstellen bei den einzelnen Teilnehmenden hinterlegt sind.
Dies eignet sich insbesondere für zentrale Budgets, bei denen beispielsweise die HR-Abteilung oder ein bestimmtes Projektkonto die Weiterbildungskosten übernimmt.

Beispiele für die Kostenverteilung

1. Standardfall – Verteilung nach Teilnehmer-Kostenstellen

Wenn keine Buchungskostenstelle gesetzt wurde, werden die Kosten anteilig auf die Kostenstellen aller Teilnehmenden verteilt.

Beispiel:

Weiterbildungskosten: 2.000 €

4 Teilnehmende aus unterschiedlichen Kostenstellen

→ Jede Kostenstelle wird mit 500 € belastet.

2. Teilnehmer ohne hinterlegte Kostenstelle

Ist bei einem oder mehreren Teilnehmenden keine Kostenstelle hinterlegt, werden deren Kosten nicht berücksichtigt, solange keine Buchungskostenstelle angegeben ist.

Beispiel:

3 Teilnehmende, davon 1 ohne Kostenstelle

Weiterbildungskosten: 1.500 €

→ Nur die Kostenstellen der beiden bekannten Teilnehmenden werden mit je 500€ belastet. 

3. Buchungskostenstelle gesetzt

Wird im Datensatz der Weiterbildung eine Buchungskostenstelle eingetragen, wird die gesamte Summe dieser Weiterbildung auf diese Kostenstelle gebucht.

Beispiel:

Weiterbildungskosten: 3.000 €

5 Teilnehmende aus verschiedenen Kostenstellen

Buchungskostenstelle: „Zentrale Weiterbildung“

→ Gesamte 3.000 € werden der zentralen Buchungskostenstelle zugeordnet.

4. Teilnehmer mit unterschiedlichen Status

Kosten werden nur für Teilnehmende mit dem Status “Teilnehmer” und “Teilgenommen” berücksichtigt.
Abgesagte oder abgelehnte Teilnahmen fließen nicht in die Berechnung ein.

Beispiel:

3 Teilnehmende, davon 1 abgesagt

Weiterbildungskosten: 900 €

→ Nur 2 aktive Teilnehmende → je 450 € werden auf deren Kostenstellen verteilt.