Ein Weiterbildungstyp ist eine Vorlage oder Sammlung für bestimmte Weiterbildungen, die regelmäßig zu einem spezifischen Thema angeboten werden. Dieser Typ dient als Grundlage, um weitere, gleichartige Weiterbildungen anzulegen und zu verwalten, was eine einheitliche Struktur und Organisation ermöglicht. Mitarbeitende können sich innerhalb der Weiterbildungstypen zu datumspezifischen Weiterbildungen anmelden.
Funktionen und Verwendung eines Weiterbildungstypen
- Zentraler Zugang: Die Weiterbildungstypen finden Sie innerhalb der Lernbibliothek aufgelistet
Sie haben innerhalb der Lernbibliothek die Möglichkeit, Weiterbildungstypen zu erstellen:
Schritte zur Erstellung eines Weiterbildungstypen
- Definieren Sie den Namen des Weiterbildungstypen:
- Bild für den Weiterbildungstypen hochladen
- Name des Weiterbildungstypen
- Feld für die Beschreibung des Weiterbildungstypen
- Verknüpfte Kompetenzen
- Der Weiterbildung Sterne/Raketen/Punkte vergeben
- Sichtbarkeitseinstellungen des gesamten Eintrages innerhalb der Lernbibliothek
- Optionen (siehe weiter unten)
- Für Mitarbeitende sichtbare Details. Diese können innerhalb des AddOns “Lernbibliothek” eingestellt werden
- Name der einzelnen Weiterbildungen
- Datum der Weiterbildungen. Vorgemerkte Weiterbildungen sind Weiterbildungen ohne konkreten Termin
- Anmelden zu einer Weiterbildung
- Weiterbildung hinzufügen
- Weitere Informationen zur Weiterbildung aufrufen (Zeiten, Kosten, Ort, etc.). Diese können ebenfalls innerhalb des AddOns Lernbibliothek eingestellt werden.
- Mitarbeitende zu einzelner Weiterbildung hinzufügen
- Sichtbarkeitseinstellungen für die einzelnen Weiterbildungen
Optionen
Mit klicken auf die drei Punkte öffnet sich ein Menü, in welchem Sie aus den folgenden Optionen auswählen können:
- Weiterbildungstyp bearbeiten
- QRcode
- Standardprozess aktualisieren
- Seminartyp löschen
Weiterbildungstyp bearbeiten
Hierüber können Sie alle Informationen des Weiterbildungstypen anpassen.
- Soll der Weiterbildungstyp als Eintrag innerhalb der Lernbibliothek von Mitarbeitenden gesehen werden dürfen?
- Bearbeiten des Namens des Weiterbildungstypen
- Gibt die Themenzuordnung innerhalb der Lernbibliothek an. Die Themenauswahl kann innerhalb der Einstellungen → Datenfelder -→ Weiterbildungstypen angepasst werden und muss anschließend innerhalb des Weiterbildungstypen (Seminarmanagement) neu ausgewählt werden.
- Definierung Genehmigungsprozess für Selbstanmeldungen
- Beschreibung des Weiterbildungstypen
- Dauer in Tagen (Zahl)
- Dauer in Stunden (Zahl)
- Maximale Teilnehmenden der Weiterbildung. Nach Erreichen der Zahl können sich keine Mitarbeitende mehr pro Weiterbildung anmelden. HR kann jedoch durch manuelles Hinzufügen von Mitarbeitenden die maximale Teilnehmeranzahl überschreiben.
- Mindestanzahl an Teilnehmenden
- Fügen Sie eine vordefinierte Impulsfolge mit Hilfe der Einstellungen → Standards hinzu
- Definieren der Weiterbildungen als Pflichtschulung, welche nach Besuchen erfüllt wird
- Visuelle Verknüpfung der Kompetenzen aus dem Kompetenzkatalog mit den Weiterbildungstypen
- Speichern der vorgenommenen Einstellungen
QRcode
Sie haben die Möglichkeit, einen QR-Code generieren zu lassen, welcher heruntergeladen und ausgehangen werden kann:
Standardprozess aktualisieren
In den Einstellungen der Weiterbildungstypen kann ein Standard für Impulsreihenfolgen hinterlegt werden. Dies ermöglicht die automatische Vorbelegung bei der Weiterbildungserstellung und reduziert den Zeitaufwand auf ein Minimum. Sollte sich ein Standard jedoch nach Erstellung mehrerer Weiterbildungen verändert haben, können die in den Weiterbildungen hinterlegten Impulse mit nur zwei Klicks aktualisiert werden:
Klicken Sie auf “Standardprozess aktualisieren”:
- Wählen Sie den neuen Standard aus
- Wählen Sie bis zu 10 Weiterbildungen aus, deren Impulse durch den neuen Standard überschrieben werden sollen
- Bestätigen Sie Ihre Einstellungen
Hinweis:
Standardprozesse können nur dann aktualisiert werden, wenn
- Ein Standard innerhalb des Weiterbildungstypen hinterlegt ist
- Weiterbildungen sich im Status “geplant” befinden. Standardprozesse für laufende, abgeschlossene oder stornierte Weiterbildungen können nicht aktualisiert werden.
Aufgaben, sowie öffentliche Weiterbildungsdokumente, welche im Standard hinterlegt sind, werden ebenfalls überschrieben bzw. mit den Einstellungen des neuen Standards hinterlegt.
Usecase:
- Sie haben einen Weiterbildungstypen mit mehreren Weiterbildungen erstellt, jedoch vergessen, vorher den Standard innerhalb des Weiterbildungstypen zu hinterlegen
- Sie haben einen Weiterbildungstypen mit mehreren Weiterbildungen mit Hilfe des im Weiterbildungstypen hinterlegten Standards erstellt, haben diesen Standard im Nachhinein jedoch bearbeitet (Impulse hinzugefügt, Nachrichtenvorlagen oder Fragebögen überarbeitet)
Seminartyp löschen
Dies löscht den jeweiligen Weiterbildungstypen. Darin enthaltende Weiterbildungen bleiben jedoch bestehen und können über die Weiterbildungsübersicht aufgerufen werden.
Sichtbarkeitseinstellungen für Weiterbildungstypen
Nach Erstellen des Weiterbildungstypen ist die Sichtbarkeit standardmäßig auf “Keine” hinterlegt.
Damit Ihre Mitarbeitenden diesen Eintrag innerhalb der Lernbibliothek sehen können, muss die Sichtbarkeit angepasst werden.
- Keine: Der Weiterbildungstyp kann von niemandem außer Administratoren gesehen werden
- Benutzerdefiniert: Ermöglicht es, einzelne Weiterbildungstypen für spezifische Mitarbeitenden-Gruppen anhand von verschiedenen Filtern freizugeben.
- Alle: Dieser Weiterbildungstyp ist von allen Mitarbeitenden sichtbar
Sichtbarkeitseinstellungen für Weiterbildungen
- Aktiviert bzw. deaktiviert die Sichtbarkeit einzelner Weiterbildung innerhalb des Weiterbildungstypen.
Hinweis
- Eine hinterlegte Schulungspflicht gilt für alle Weiterbildungen eines Weiterbildungstypen
- Das Bearbeiten eines Standards beeinflusst nicht die Weiterbildungen, welche bereits mit dem ursprünglichen Standard erstellt wurden
- Vorgemerkte Weiterbildungen können nicht gelöscht, jedoch ausgeblendet werden. Sie sind außerdem von den Genehmigungsschritten ausgeschlossen. Genehmigungsschritte greifen ausschließlich bei Weiterbildungen mit einem Datum.
- Eine Weiterbildung erscheint immer dann als ausgebucht, wenn die Min. & Max. Anzahl von Teilnehmenden leer gelassen, bzw. eine “0” eingetragen wurde. Es müssen positive, ganze Zahlen hinterlegt werden.