Der Datei-Import in Evalea ermöglicht es Ihnen, bestehende Daten effizient in das System zu übertragen. Unterstützt werden verschiedene Datenformate und Prozesse wie Kontakte, Weiterbildungs-Historien, E-Learnings und Kompetenzprofile. Zudem bietet die Personio-Schnittstelle eine direkte Integration.
 

Zugriff auf Datei-Importe 

1. Navigieren Sie zu "Einstellungen": Klicken Sie im Hauptmenü auf den Reiter „Einstellungen“.
2. Datei-Import: Wählen Sie die Option, um Daten in Evalea zu importieren.
    

Unterstützte Datenarten

• Bestehende Kontakte: Import von Mitarbeitendenprofilen und relevanten Daten. Kontakte- und Weiterbildungshistorienimport erstellen 
• Weiterbildungshistorie: Übertragung bisheriger Weiterbildungsteilnahmen. Kontakte- und Weiterbildungshistorienimport erstellen 
• E-Learning-Import: Import abgeschlossener oder laufender E-Learning-Historien.
• Personio-Schnittstelle: Synchronisation von Stammdaten direkt aus Personio.
• Kompetenz-Import: Importieren von Kompetenzen in Ihren Kompetenzkatalog.
• Kompetenzprofil-Import: Importieren von Kompetenzprofilen. Das Hinzufügen der Kompetenzen muss manuell in Evalea vorgenommen werden.
   

Importprozess

1. Allgemeine Hinweise:

• Dateiformat: Verwenden Sie die bereitgestellte Excel-Vorlage.
• Spaltenanordnung: Die Anordnung und Benennung der Spalten in der Vorlage muss exakt eingehalten werden. Bei Abweichungen gibt Evalea Hinweise auf Fehler.
• Statusangaben: E-Learnings müssen mit den Statuswerten „finished“ (abgeschlossen) oder „ongoing“ (laufend) importiert werden.

E-Learning-Import 

• Schritt 1: Erstellen Sie das E-Learning in Evalea.
• Schritt 2: Laden Sie die Beispieldatei herunter und füllen Sie sie aus.
• Schritt 3: Importieren Sie die Datei in Evalea über die Upload-Funktion.
  • Die ID des E-Learnings (sichtbar in der Browserzeile) wird benötigt.
  • Der Importprozess gliedert sich in drei Schritte: Datei auswählen, Daten hochladen und durch Evalea prüfen, und Daten einlesen.

Kompetenz-Import

• Importieren Sie Kompetenzen mit einer Beispieldatei, die Bearbeitung bestehender Kompetenzen ist ebenfalls möglich.
• Bei aktivierten Sprachoptionen können Namen und Beschreibungen in mehreren Sprachen importiert werden.
• Änderungen durch den Import werden nicht in der Historie des Kompetenzprofils dokumentiert.

Kompetenzprofil-Import

• Importieren Sie Kompetenzprofile mit folgenden Angaben:
  • Competence Profile ID: ID eines bestehenden Profils (kann leer bleiben).
  • Name & Description: Name und Beschreibung des Profils (pro Sprache, falls aktiv).
  • Bestehende Profile können aktualisiert oder neue erstellt werden.
  • Datenfelder, die mit Datenfelder  erstellt wurden, können ebenfalls exportiert und bearbeitet werden.
     

Personio-Schnittstelle

Die direkte Integration mit Personio ermöglicht die Synchronisation von Stammdaten wie Mitarbeitendeninformationen und Profilbildern.
Einrichtung:

• API-Credentials in Personio generieren: Gehen Sie in Personio zu „Einstellungen -> API“ und erstellen Sie neue Zugangsdaten.
• Datenzugriff festlegen: Definieren Sie in Personio, welche Daten übertragen werden sollen.
• Zugangsdaten in Evalea eintragen: Tragen Sie die Client ID und das Client Secret aus Personio in Evalea ein.

• Synchronisationsrhythmus auswählen: Entscheiden Sie in Evalea, ob die Synchronisation manuell oder automatisch erfolgen soll. 
• Profilbilder importieren: Aktivieren Sie optional den Import von Profilbildern. Hierfür muss das Attribut in Personio freigegeben sein.

• Zuweisung der Datenfelder: Ordnen Sie Felder aus Personio den sichtbaren Datenfeldern in Evalea zu. 

Automatisierung:

• Regeln für Kontakt-Import: Nutzen Sie diese Funktion, um Automatisierungen innerhalb der Personio-Schnittstelle zu aktivieren.

Vorteile des Datei-Imports

• Effizienz: Schnelle Übertragung großer Datenmengen.
• Flexibilität: Anpassbare Felder und Importregeln.
• Integration: Nahtlose Verbindung mit Personio für regelmäßige Datenaktualisierungen.

Datei-Upload-Benachrichtigungen

Nach jedem Upload erhalten Sie eine Benachrichtigung, die folgende Informationen enthält:

1. Zeitpunkt des Uploads.
2. Detaillierte Einträge: Mit einem Klick auf das blaue „i“-Symbol können Sie weitere Details zum Import einsehen.